A tecnologia tem estado cada vez mais presente na rotina das empresas. Não por acaso, temos visto o aumento da automação nos processos de compras, visando a escalar as operações e evitar erros.
Várias das atividades de compras podem ser feitas por meio de softwares e outras ferramentas. E a sua empresa ainda não adota tais tecnologias, é hora de avaliar. Ao implementar uma solução moderna, é possível obter uma série de vantagens.
Confira a seguir como a automação dos processos de compras acontece e de que maneira a sua empresa pode se beneficiar!
O que é automação nos processos de compras?
A automação dos processos de compras refere-se à utilização de tecnologia (geralmente, soluções digitais de e-procurement) e sistemas automatizados para gerenciar e otimizar as diversas etapas envolvidas no ciclo de compras de uma empresa. Podemos incluir aqui desde a identificação da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor.
Os objetivos da automação incluem aumentar a eficiência, reduzir erros, cortar custos e melhorar o controle e a visibilidade sobre as atividades de compras. No entanto, contempla também a liberação do comprador da rotina operacional, a fim de que ele possa direcionar o seu foco para a parte mais estratégica em compras.
Leia também: Rotinas administrativas: o que são, importância e como gerenciar
Onde a automação nos processos de compras pode ser aplicada?
As compras envolvem uma série de tarefas, sendo que grande parte delas pode ser automatizada. A seguir, você entenderá mais sobre quais são essas atividades!
Solicitação de compras
A automação nesse estágio permite que os funcionários solicitem novos itens ou serviços de forma eletrônica, muitas vezes por meio de um sistema online dedicado. Isso elimina a necessidade de preenchimento manual de formulários ou envio de e-mails, tornando o processo mais rápido e eficiente.
Além disso, as solicitações podem ser padronizadas e incluir informações como descrição do item, quantidade necessária, justificativa e qualquer outra informação relevante. Vale destacar que isso contribui para evitar erros e garantir que todas as informações necessárias sejam fornecidas desde o início.
Aprovações de compras
Após o envio da solicitação, o sistema pode encaminhar automaticamente o pedido para os responsáveis para aprovação. Tal atividade é feita de acordo com as políticas de compras e limites predefinidos pela empresa.
A automação das aprovações agiliza o processo, evitando atrasos causados por aprovações manuais. Além disso, o sistema pode enviar lembretes automáticos para os gerentes que estão com solicitações pendentes, garantindo uma resposta rápida e eficiente.
Cotações e negociações
A automação nos processos de compras também ajuda na obtenção de cotações de fornecedores. O sistema pode enviar solicitações de cotação para uma lista de fornecedores pré-aprovados e receber as respostas de volta de forma eletrônica.
Ele também pode comparar os preços, prazos de entrega e outras condições, auxiliando na escolha do fornecedor mais adequado. Além disso, alguns sistemas têm capacidade de negociação automática, buscando os melhores termos de acordo com as preferências da empresa, como preço, qualidade, prazo de entrega, entre outros.
Pedidos de compras
Após a aprovação da solicitação e a seleção do fornecedor, o sistema pode gerar automaticamente o pedido de compra.
Esse pedido inclui todas as informações relevantes, como descrição do item, quantidade, preço acordado, dados do fornecedor, prazo de entrega, entre outros. Isso reduz o risco de erros de entrada de dados e agiliza o processo de emissão do pedido.
Gestão de fornecedores
O armazenamento e gerenciamento de dados de fornecedores ao ser automatizado contribui para a centralização das informações. Isso inclui contratos, histórico de desempenho, termos e condições negociados, certificações, entre outros dados importantes.
Ter essas informações facilmente acessíveis ajuda na tomada de decisões, na avaliação do desempenho dos fornecedores e na negociação de contratos mais vantajosos.
Recebimento e inspeção
Quando os produtos ou serviços são entregues, o sistema pode registrar automaticamente essa informação. Isso inclui a reconciliação entre o que foi pedido, o que foi entregue e o que está registrado na nota fiscal.
Dessa forma, a automação ajuda a garantir que a empresa pague apenas pelo que recebeu, mas também evite pagamentos duplicados ou por itens com defeitos.
Controle de estoque
A integração entre o sistema de compras e o sistema de gestão de estoque permite uma atualização automática dos níveis de estoque com base nas compras realizadas. Isso contribui para que a empresa evite a falta de itens essenciais ou o excesso de estoque, otimizando os níveis de inventário e reduzindo custos de armazenamento.
Relatórios e análises
Por fim, a automação nos processos de compras fornece dados e métricas detalhadas sobre todo o ciclo de compras. Aqui podemos incluir tempo médio de processamento, custos de aquisição, desempenho dos fornecedores, conformidade com políticas internas e externas, entre outros aspectos.
Esses relatórios e análises ajudam a identificar áreas de melhoria, oportunidades de economia, tendências de gastos e a garantir o cumprimento de regulamentações e padrões da indústria.
Como fazer a automação nos processos de compras?
Mas, afinal, como implementar a automação nos processos de compras tendo em vista as diversas atividades que podem ser realizadas por meio do sistema? Confira os passos a seguir!
Tenha clareza sobre os objetivos da empresa
O primeiro passo para fazer a automação nos processos de compras é compreender o momento da empresa. Procure dados a respeito das necessidades dos seus colaboradores, mas também o tempo que levaria para adaptar o processo de aquisição.
Ao ter essa visão holística de como funciona o processo de compras do início até a finalização da transação, fica mais fácil optar pela melhor solução de gestão de compras, evitando desperdícios de tempo e dinheiro.
Faça o mapeamento do processo de compras
Mapear o processo de compras envolve a criação de um fluxograma que permite visualizar e descrever todas as etapas envolvidas na aquisição dentro de uma empresa. A partir disso, você poderá planejar como realizar os processos, identificando como aplicar automação, mas também definindo quais os objetivos a serem alcançados.
Não se esqueça de que todas as etapas do processo de compras precisam ser consideradas, como a requisição de compras, relacionamento com fornecedores, fichamento do mês, entre outras.
Avalie as soluções disponíveis
Quando se trata da automação nos processos de compras, um dos aspectos mais importantes é considerar quais as soluções disponíveis no mercado. Portanto, considere alguns pontos-chave que podem influenciar na eficiência, escalabilidade e retorno financeiro a longo prazo:
- soluções de software dedicadas, plataformas de procurement, sistemas ERP com módulos de compras, entre outras opções;
- funcionalidades oferecidas por cada solução em relação às suas necessidades identificadas.
- verifique se a solução oferece recursos como solicitação de compras, aprovações automatizadas, gestão de fornecedores, cotações e negociações, controle de estoque integrado, relatórios e análises detalhadas, entre outros.
- solicite demonstrações das soluções em potencial para ter uma visão prática de como elas atuam;
- compare os custos com os benefícios esperados, como economia de tempo, redução de erros, melhorias na gestão de fornecedores e otimização de processos;
- avalie as medidas de segurança da solução em relação ao armazenamento de dados sensíveis, como informações de fornecedores e dados financeiros;
- planeje a implementação da solução de forma estruturada, com cronograma, treinamento para os colaboradores e monitoramento dos resultados.
Treine os colaboradores
Por fim, mas não menos importante, a automação nos processos de compras e a escolha da ferramenta mais adequada deve vir atrelada ao treinamento dos colaboradores. Eles precisam saber usar o sistema, caso contrário, não adiantará para a empresa, acaba sendo contraprodutivo.
Mostre como a tecnologia pode ser aplicada ao trabalho deles e como isso pode otimizar as atividades diárias, tornando-os mais produtivos.
Como vimos, a automação nos processos de compras visa auxiliar na conversão das tarefas manuais em digitais, facilitando o trabalho não só dos profissionais, mas também trazendo maior organização e confiabilidade dos dados.
E já que estamos falando sobre aquisições, não deixe de ler o nosso artigo Ordem de compra: por que criar esse documento é importante?
