Com a globalização do mercado e a maior complexidade das cadeias de suprimentos, uma abordagem estratégica e bem planejada para o procurement não apenas ajuda a garantir que as necessidades da empresa serão atendidas, mas também oferece vantagens competitivas significativas no mercado atualmente competitivo.
A capacidade de identificar os fornecedores certos, negociar condições favoráveis e garantir a entrega oportuna de bens e serviços tornou-se uma habilidade essencial para as organizações que buscam operar com eficiência e excelência.
Neste conteúdo, vamos falar sobre as etapas do procurement, diferenças para o processo de compras e benefícios. A ideia é mostrar como uma estratégia de procurement bem executada pode impulsionar o crescimento e a competitividade de uma empresa!
O que é procurement?
Primeiramente, vamos ao conceito: o procurement é o processo que as empresas utilizam para adquirir bens, serviços ou recursos necessários a fim de atingir seus objetivos comerciais. Ele envolve todas as atividades desde a identificação das necessidades de compra até a conclusão do contrato ou aquisição.
O objetivo do procurement é garantir que uma organização obtenha os produtos ou serviços certos, na quantidade certa, no momento e pelo preço certos.
Por esse motivo, algumas atividades são essenciais como pesquisa de fornecedores, negociação de contratos, gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, e garantia de qualidade dos produtos ou serviços adquiridos.
No entanto, isso não exime o fato de que o procurement é uma função crítica em muitas organizações. Especialmente, pois ele pode ter um impacto significativo nos custos, na qualidade e no desempenho geral dos negócios.
Tipos de procurement
Existem diferentes tipos de procurement, cada um adaptado está adaptado às necessidades específicas de uma organização, setor ou mesmo um projeto, entre os mais comuns estão:
- procurement direto: também conhecido como “procurement de materiais diretos”, envolve a compra de matérias-primas, componentes ou produtos finais diretamente relacionados à produção de bens ou serviços;
- procurement indireto: envolve a compra de bens e serviços não diretamente ligados à produção, como materiais de escritório, serviços de consultoria, software, entre outros;
- procurement estratégico: esse tipo de procurement foca em obter valor além dos custos imediatos. Isso inclui a seleção de fornecedores com base em critérios como qualidade, inovação, sustentabilidade e capacidade de parceria a longo prazo;
- procurement eletrônico (e-Procurement): refere-se ao uso de tecnologias digitais, como sistemas de compras online, para facilitar e automatizar o processo de aquisição, desde a solicitação de cotações até o pagamento;
- procurement global: envolve a compra de bens ou serviços em escala internacional, muitas vezes lidando com questões como logística internacional, regulamentações alfandegárias e diferenças culturais;
- procurement por contrato: esse tipo de procurement envolve a celebração de contratos de longo prazo com fornecedores, estabelecendo termos e condições para a entrega contínua de bens ou serviços durante um período específico;
- procurement público: refere-se ao processo de aquisição de bens e serviços pelo governo ou instituições públicas, geralmente sujeito a regulamentações e legislações específicas;
- procurement de emergência: é realizado em situações de urgência, como desastres naturais ou interrupções na cadeia de suprimentos, para garantir o fornecimento rápido de bens ou serviços essenciais.
Qual a diferença entre o procurement e compras?
É muito comum que as pessoas confundam os conceitos, até mesmo porque eles envolvem ações similares, mas, na verdade, eles são bem diferentes.
As compras, por exemplo, estão voltadas a um aspecto mais tático-operacional, focado na aquisição de bens e serviços. Por sua vez, o procurement tem um objetivo estratégico e abrange diferentes ações para que o processo de aquisição traga mais valor para a empresa.
O procurement é uma abordagem estratégica para a gestão da cadeia de suprimentos, visando maximizar o valor e minimizar os riscos ao longo do processo de aquisição.
Embora as compras sejam uma parte importante do processo de procurement, esse último abrange atividades mais amplas, incluindo estratégia de sourcing, gestão de relacionamento com fornecedores e garantia de qualidade.
Quais as etapas do processo de procurement?
Geralmente, o processo de procurement segue uma série de etapas bem definidas, que podem variar dependendo das políticas e procedimentos específicos de cada organização. Mas, basicamente, as etapas são:
Identificação da necessidade
Esta é a fase inicial, onde as necessidades da empresa são identificadas. Pode ser a necessidade de bens, serviços ou recursos para um projeto específico ou para as operações regulares do negócio.
Planejamento
Nesta etapa é elaborado um plano detalhado para a aquisição de bens ou serviços necessários. Isso pode incluir a definição de requisitos, a estimativa de custos, a identificação de potenciais fornecedores e a elaboração de estratégias de procurement.
Seleção de fornecedores
Na seleção de fornecedores são identificados e avaliados os parceiros comerciais com base em critérios como preço, qualidade, entrega, histórico de desempenho e conformidade com requisitos regulatórios.
Solicitação de propostas ou cotações
Os fornecedores que forem selecionados são convidados a enviar propostas ou cotações detalhando seus produtos ou serviços, preços e condições de fornecimento.
Análise e negociação de propostas
As propostas recebidas são analisadas e comparadas para selecionar a oferta mais adequada, ou seja, a que tem melhor custo-benefício. Em seguida, podem ser realizadas negociações com os fornecedores para finalizar os termos do contrato.
Emissão de pedido de compra ou contrato
Após a negociação e seleção do fornecedor, um pedido de compra ou contrato é emitido formalizando os termos e condições acordados, incluindo preço, prazos de entrega, garantias e outros detalhes relevantes.
Recebimento e inspeção dos bens ou serviços
Quando os bens ou serviços são entregues, eles são inspecionados para garantir que atendam aos padrões de qualidade e especificações acordadas no contrato.
Aceitação e pagamento
Após a aceitação dos bens ou serviços, o pagamento é realizado ao fornecedor de acordo com os termos estabelecidos no contrato.
Gestão do relacionamento com fornecedores
Esta etapa envolve o acompanhamento contínuo do desempenho dos fornecedores, resolução de problemas, renegociação de contratos e manutenção de um relacionamento saudável e colaborativo com os fornecedores.
Avaliação de desempenho
Finalmente, o desempenho do processo de procurement e dos fornecedores é avaliado para identificar áreas de melhoria e garantir a eficácia contínua do processo.
Vantagens do procurement
Após a implementação do procurement a empresa pode aproveitar uma série de benefícios para a operação, como:
Aumento da produtividade
O processo de procurement traz uma grande vantagem que é trazer maior produtividade para a equipe. A partir do momento que ele é implementado, as operações são automatizadas, fazendo assim com que os profissionais possam trabalhar de maneira mais estratégica.
Melhor gerenciamento de riscos
O procurement eficiente envolve a avaliação cuidadosa de fornecedores, incluindo sua estabilidade financeira, histórico de desempenho e conformidade regulatória. Isso ajuda a mitigar riscos relacionados à qualidade dos produtos ou serviços, interrupções na cadeia de suprimentos e instabilidade de fornecedores.
Eficiência operacional
Um processo de procurement bem estruturado pode aumentar a eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto em atividades administrativas relacionadas a compras. Isso libera recursos internos para se concentrarem em atividades estratégicas e de valor agregado.
Rastreabilidade do processo
A eficiência na gestão logística depende diretamente da padronização dos processos, juntamente com um controle e rastreamento eficazes.
Essa abordagem não só acelera as operações e assegura a precisão dos dados, mas também proporciona uma rastreabilidade completa ao longo de todo o ciclo de compras, desde a requisição até o pagamento das faturas.
Ao mesmo tempo, garante o cumprimento das normas operacionais e contratuais, eliminando a necessidade de trabalho administrativo adicional e reduzindo erros de informação.
Ao implementar o procurement, uma empresa ganha bastante eficiência, não só no seu setor de compras, mas em toda a cadeia de suprimentos. Além disso, o processo traz maior qualidade e praticidade, tornando assim o negócio mais lucrativo e competitivo.
E já que estamos falando sobre compras, o convidamos a ler o nosso artigo 6 dicas para dominar definitivamente a gestão de compras e fornecedores!