Cada vez que uma empresa se envolve com terceiros, a exposição a riscos potenciais aumenta. O risco de terceiros pode assumir muitas formas, desde danos à reputação, riscos financeiros e até trabalhistas. Portanto, fazer a gestão de riscos trabalhistas é aconselhado para ajudar sua empresa a criar estratégias para mitigar esse risco.
As conexões com terceiros são pontos de vulnerabilidade, cuja gravidade é determinada em grande parte por problemas fora do seu controle. Por isso, a gestão de terceiros é o único controle real que você tem sempre que sua empresa se envolve com terceiros.
Neste artigo, falaremos sobre como uma boa gestão de terceiros pode ser uma poderosa ferramenta para a gestão de riscos trabalhistas além de mostrar formas que você pode prevenir esses riscos.
Descubra como um bom plano de gestão de risco de terceiros é essencial para proteger o seu negócio. Continue lendo para saber mais!
Mas afinal, o que são considerados riscos trabalhistas?
Você deve estar se perguntando o que é considerado risco trabalhista, não é verdade? Mas primeiramente, você precisa entender que uma gestão de riscos eficiente deve conhecer as ameaças a que estão expostos.
Dessa forma, é possível criar estratégias de proteção, para que mesmo quando ocorra um incidente, seu impacto seja reduzido o máximo possível.
Agora, se você é proprietário ou gerente de uma empresa, deve saber que todo colaborador contratado gera uma despesa para a organização. Despesas além do salário, existe também o recolhimento do INSS, pagamento do FGTS, 13º salário, horas extras e outros custos.
Os riscos trabalhistas surgem justamente em decorrência do descumprimento das leis trabalhistas, quando uma ou mais dessas obrigações não são atendidas. Quando isso acontece, a empresa deve responder na justiça por eventuais falhas e consequentemente, indenizar o colaborador.
Por isso, é importante que a empresa tomadora de serviços esteja atenta se os fornecedores estão cumprindo com as obrigações trabalhistas e verifique a reputação de terceiros em potencial.
Como proteger a sua empresa desses riscos?
A gestão de riscos trabalhistas tem o papel de ajudar a organização a identificar, corrigir e gerenciar esses riscos de forma assertiva.
Mas apesar das políticas com metas organizacionais bem intencionadas e ponderadas para esse programa, muitas vezes são muito difíceis de operacionalizar e manter.
Isso ocorre porque eles frequentemente dependem de processos muito manuais, baseados em documentos que carecem de procedimentos objetivos, transparência e capacidade de monitorar riscos a longo prazo.
Embora muitas dessas obrigações não sejam da empresa tomadora, é importante lembrar que a responsabilidade sob os terceiros é solidária. Em outras palavras, no caso de falhas na gestão de riscos trabalhistas na terceirização, ambas as empresas, tomadoras e fornecedoras, são condenadas em esfera judicial.
A seguir estão seis práticas recomendadas para desenvolver e manter uma boa gestão de riscos trabalhistas na sua empresa:
Integração e treinamento de terceiros
A integração de terceiros é um procedimento importante que visa preparar um novo colaborador para ingressar na empresa. Transmitindo a ele os valores, visão e missão da empresa, e principalmente as principais normas e políticas internas. Essa integração também se torna necessária no momento da contratação de terceiros.
Auditoria e compliance trabalhista
Igualmente imperativa é a necessidade de auditar terceiros. Realizar uma auditoria e compliance trabalhista significa fazer uma análise crítica e minuciosa da organização, identificando possíveis inconformidades trabalhistas, para sugerir medidas corretivas.
Portanto, estabelecer uma abordagem sustentável é importante para monitorar terceiros e possibilita às empresas agir de forma preventiva em decorrência de problemas que possam surgir.
Atenção as documentações trabalhistas
Documentação incorreta, falta de comprovante de pagamentos, falta de contratos de prestação de serviços, falta de registros de entrada e saída, falta de pagamento de impostos e demais obrigações trabalhistas podem prejudicar a empresa tomadora de serviços.
Por isso, é importante investir no controle de documentos dos terceiros para não ter problemas com riscos trabalhistas.
Controle da segurança e saúde no trabalho
É de responsabilidade da empresa tomadora fornecer equipamentos de proteção individual (EPI’s), controlar os riscos no ambiente de trabalho e cuidar da saúde e bem-estar dos terceiros.
Portanto, a empresa tomadora de serviços deve tratar os terceirizados em termos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) como qualquer outro trabalhador que está executando atividades na organização.
Atenção ao cumprimento de obrigações trabalhistas básicas
Toda empresa com um quadro de colaboradores terceirizados precisa se atentar ao cumprimento de obrigações trabalhistas básicas. Embora tal responsabilidade não seja da empresa tomadora, é necessário monitorar o fornecedor sobre o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Esteja atento se os fornecedores estão garantindo todos os direitos já previstos na legislação trabalhista, como salários, horas extras, 13º salário e férias.
Avaliação de risco de fornecedores
A avaliação de risco de fornecedores é o processo de avaliação e aprovação de potenciais fornecedores por meio de avaliações quantitativas e qualitativas. O objetivo é reunir em uma lista, os melhores fornecedores disponíveis.
Passar por uma avaliação de risco ajuda sua empresa a identificar os impactos legais, financeiros, operacionais e de reputação que afetam a empresa. Também é uma forma para ajudar a alocar recursos para mitigar esses riscos.
Ao realizar uma avaliação de risco, concentre o escopo desse trabalho na identificação e gestão de riscos existentes ou potenciais de inconformidade legal, porque muitas vezes isso pode levar a penalidades que afetam a capacidade de uma organização operar com sucesso.
A importância de uma boa gestão de riscos trabalhistas
A gestão de riscos trabalhistas é o processo de identificação, avaliação e controle desses e de outros riscos apresentados ao longo do ciclo de vida de seus relacionamentos com terceiros. Isso geralmente começa durante a aquisição e se estende até o final do processo de desligamento.
Sendo assim, para proteger as empresas contra ameaças, é essencial um profundo conhecimento das regulamentações de gestão de risco de terceiros. Sem um sistema de gestão adequado, podem surgir vulnerabilidades que podem ser prejudiciais a longo prazo.
Embora terceiros sejam especialistas em uma área de atuação, eles podem não ser especialistas em gestão de riscos trabalhistas. Por isso, confiar em terceiros que podem não seguir os mesmos protocolos relacionados a riscos que sua empresa defende com diligência significa potencialmente introduzir riscos significativos.
Portanto, antes de selecionar o parceiro terceirizado, também deve haver a devida diligência na seleção de fornecedores para atender aos requisitos da empresa. Verifique seu histórico, vantagens, desvantagens e conformidade com as leis trabalhistas.
Reduza os riscos trabalhistas com a gestão de terceiros
Em várias empresas, a questão da gestão de terceiros vem ganhando cada vez mais destaque. Isso é um reflexo da importância dos relacionamentos com fornecedores e como é necessário gerenciar os terceiros para evitar riscos.
Lembre-se, a responsabilidade de gerenciar o risco de terceiros recai sobre você. Para proteger sua empresa de questões associadas à financeiro, reputação, regulamentação e até mesmo litígios, é importante estabelecer processos que permitam supervisionar essas questões.
Uma das formas é através da avaliação de documentos trabalhistas dos terceiros. As leis trabalhistas estão em constante mudança e aumentaram seus padrões sobre como as empresas se protegem contra questões de terceiros, então essa área está se tornando uma parte mais importante do seu plano de gestão de riscos.
Mas como a gestão de terceiros pode ajudar na redução dos riscos trabalhistas? Através da avaliação e validação de documentos por meio de uma plataforma baseada na tecnologia de automação. Com esse sistema, é possível gerenciar riscos de terceiros, e consequentemente, reduzir os riscos trabalhistas.
Veja o que é possível com a gestão de terceiros:
1. Automação
Automatizar seu programa de gestão de terceiros permite que você crie uma estrutura padronizada que pode ser aplicada a todos os terceiros, sejam parceiros da sua empresa ou não. Alguns dos benefícios da automação da gestão de terceiros incluem:
- Flexibilidade aprimorada de gestão de terceiros;
- Métricas e relatórios consistentes;
- Técnicas de coleta de dados mais detalhadas e organizadas;
- Melhores decisões baseadas em dados;
- Maior responsabilidade de terceiros;
- Melhor avaliação e mitigação de riscos.
Ao alavancar novas ferramentas e tecnologias que automatizam o processo de coleta e análise de dados, você poderá alocar a maior parte de seus recursos em áreas operacionais de maior impacto.
2. Avaliação de risco
Muitas organizações simplesmente confiam na palavra de seus fornecedores terceirizados quando se trata das etapas que estão tomando para garantir a conformidade de segurança e a gestão de riscos. Obviamente, essa é uma situação perigosa.
Por esse motivo, muitas empresas procuram empresas para realizar avaliações de risco de seus parceiros. No entanto, descobrir todas as suas bases para cobrir não é um processo fácil, e é por isso que a wehandle está aqui para apoiar sua organização
Essas avaliações de risco validam as informações que seus terceiros fornecem em seus documentos ou apontam falhas graves que não foram relatadas anteriormente. Nosso software pode realizar uma avaliação abrangente dos documentos com foco nas principais áreas de riscos.
3. Monitoramento contínuo
Embora seja importante realizar avaliações de risco que se concentrem em um único ponto, a realidade do mundo da gestão de terceiros é que esses documentos podem estar totalmente desatualizados quando chegarem às suas mãos. Novos riscos podem surgir ao longo da prestação de serviços.
A solução para esse problema é fazer com que o software forneça monitoramento contínuo na gestão de terceiros. Ao fazer isso, você desfrutará de maior visibilidade dos protocolos de segurança de seus parceiros, os manterá responsáveis e identificará as principais vulnerabilidades desde o início da contratação.
Com o planejamento adequado e um bom software para a gestão de terceiros ao seu lado, você poderá implementar um sistema eficaz e sustentável. Por fim, você desfrutará de riscos reduzidos, custos menores e, como resultado, melhorar a reputação da empresa.
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Automatize a gestão de risco com terceiros com a wehandle
Como mencionado anteriormente, esses processos frequentemente envolvem atividades muito manuais que incluem equipes de compliance trocando e-mails e planilhas ineficientes e, em seguida, realizando uma revisão e avaliação que podem não ser tão confiáveis.
Embora esses processos possam ser menos caros de desenvolver a curto prazo, eles geralmente não são sustentáveis a longo prazo. Eles carecem de transparência, automação, que são necessários para demonstrar que os procedimentos estão sendo aplicados de maneira consistente.
Além disso, eles são difíceis de revisar historicamente para avaliar onde o perfil de risco de um fornecedor existente pode mudar devido a novas leis ou outras mudanças nos negócios ou no ambiente regulatório.
Por isso, implementar uma plataforma de tecnologia permite que as organizações desenvolvam um processo padronizado que pode ser seguido, dimensionado, e relatado. Permitir que certas comunicações, fluxos de trabalho e identificação de riscos sejam automatizados pode ajudar a economizar tempo, custo e aumentar a consistência.
Além disso, nossa plataforma oferece um maior nível de transparência para avaliar e validar os documentos. Nossa ferramenta também facilita a identificação de quais fornecedores podem exigir envio das documentações ou estão oferecendo riscos.
Por fim, outro benefício que oferecemos à sua organização é a capacidade de rastrear os riscos identificados, fornecendo análises e lembretes automatizados quando os problemas em aberto persistem. Principalmente quando há alguma irregularidade com documentos necessários para a prestação do serviço.
Agora que você já sabe todos os benefícios da gestão de terceiros na gestão dos riscos trabalhistas, que tal conhecer melhor as nossas soluções? Preencha o formulário abaixo que os especialistas da wehandle entrarão em contato com você.