A gestão de terceiros é um elemento crítico para empresas de todos os tamanhos. Seja no controle de fornecedores, na validação de documentos ou no monitoramento da conformidade, a eficiência dessa gestão pode ser decisiva para o sucesso do negócio. No entanto, lidar com processos manuais e repetitivos torna essa tarefa não apenas morosa, mas também suscetível a erros.
A automação surge como uma solução indispensável para simplificar processos, aumentar a eficiência e mitigar riscos. Neste artigo, exploramos como a automação na gestão de terceiros pode transformar a operação da sua empresa, destacando os principais benefícios e passos para sua implementação.
1. O Que é a Automação na Gestão de Terceiros?
Automação na gestão de terceiros envolve o uso de tecnologia para substituir processos manuais por soluções digitais que realizam tarefas de forma ágil, precisa e eficiente. Isso inclui desde a validação automática de documentos até o monitoramento contínuo da conformidade de fornecedores.
Principais Funcionalidades:
- Validação automática de documentos fiscais, trabalhistas e regulatórios.
- Centralização de dados de fornecedores em uma única plataforma.
- Monitoramento contínuo com alertas de vencimentos e irregularidades.
- Relatórios em tempo real para decisões estratégicas.
Com a automação, empresas conseguem reduzir o tempo dedicado a tarefas operacionais e se concentrar em atividades mais estratégicas.
2. Por Que Automatizar a Gestão de Terceiros?
Empresas que ainda dependem de métodos manuais enfrentam desafios que limitam sua eficiência e competitividade. Veja alguns dos principais problemas resolvidos pela automação:
A. Processos Morosos e Ineficientes
Os métodos tradicionais de gestão, como o uso de planilhas e validações manuais, consomem tempo e aumentam as chances de erros.
Benefício da Automação:
Elimine processos repetitivos e ganhe tempo para focar em estratégias de crescimento.
B. Falhas na Conformidade
Erros na validação de documentos ou falta de monitoramento podem expor a empresa a penalidades legais e reputacionais.
Benefício da Automação:
Garanta uniformidade e assertividade na mitigação de riscos, validando 100% dos documentos em minutos.
C. Falta de Visibilidade
Dados dispersos dificultam o monitoramento da performance e conformidade de fornecedores, impactando a tomada de decisões.
Benefício da Automação:
Centralize informações em dashboards personalizados e tenha controle total sobre a gestão de terceiros.
D. Escalabilidade Limitada
Empresas que crescem enfrentam dificuldades para gerenciar um volume maior de fornecedores com processos manuais.
Benefício da Automação:
Expanda sua operação sem comprometer a qualidade ou a eficiência.
3. Benefícios da Automação na Gestão de Terceiros
Automatizar a gestão de terceiros traz uma série de vantagens tangíveis para empresas. Confira os principais benefícios:
A. Velocidade na Validação de Documentos
Com a automação, documentos fiscais, trabalhistas e regulatórios são validados em minutos, garantindo conformidade imediata.
Exemplo:
Um fornecedor pode começar a operar em questão de horas, eliminando atrasos no início de projetos.
B. Uniformidade e Assertividade
A validação automatizada elimina erros humanos, assegurando que todos os fornecedores estejam alinhados às normas e requisitos.
Impacto:
Redução significativa de riscos legais e financeiros.
C. Mobilização Rápida
Ao automatizar o processo de onboarding de terceiros, sua empresa reduz o tempo necessário para fornecedores começarem a operar.
Benefício:
Acelere a execução de projetos e melhore a experiência do cliente.
D. Relatórios e Insights em Tempo Real
Soluções automatizadas geram relatórios detalhados que facilitam a análise de desempenho e a identificação de gargalos.
Impacto:
Decisões mais rápidas e informadas, baseadas em dados concretos.
E. Redução de Custos Operacionais
A automação elimina retrabalhos e reduz o tempo dedicado a tarefas administrativas, otimizando os recursos internos.
Benefício:
Libere a equipe para atividades estratégicas que agreguem mais valor ao negócio.
4. Como Implementar a Automação na Gestão de Terceiros
Adotar a automação na gestão de terceiros exige um planejamento estratégico para garantir que a transição seja eficiente e traga os resultados esperados. Veja os passos fundamentais:
A. Avalie as Necessidades da Sua Empresa
Identifique os principais gargalos e desafios na gestão de terceiros. Quais processos são mais morosos? Onde ocorrem os erros mais frequentes?
Dica:
Faça um mapeamento completo do fluxo atual para entender onde a automação terá maior impacto.
B. Escolha a Plataforma Certa
Opte por uma solução que atenda às suas necessidades específicas e seja escalável para acompanhar o crescimento da sua empresa.
O que considerar:
- Capacidade de validar diferentes tipos de documentos.
- Funcionalidades de monitoramento contínuo.
- Relatórios e dashboards personalizados.
- Conformidade com normas como a LGPD.
C. Treine Sua Equipe
A transição para a automação exige que sua equipe esteja preparada para usar as novas ferramentas e aproveitar ao máximo seus recursos.
Dica:
Invista em treinamentos práticos e mantenha uma comunicação clara sobre os benefícios da mudança.
D. Monitore os Resultados
Após a implementação, acompanhe os indicadores de performance para garantir que a automação esteja entregando os resultados esperados.
KPIs Importantes:
- Tempo médio para validação de documentos.
- Taxa de conformidade dos fornecedores.
- Redução de custos operacionais.
5. A WeHandle e a Automação na Gestão de Terceiros
Na WeHandle, somos pioneiros na utilização de tecnologia para transformar a gestão de terceiros. Nossa plataforma automatiza processos críticos, garantindo que sua empresa opere com eficiência, segurança e conformidade.
Diferenciais da WeHandle:
- Uniformidade e Assertividade na Mitigação de Riscos:
Valide 100% dos documentos e elimine vulnerabilidades. - Velocidade na Validação:
Ganhe agilidade e elimine atrasos na mobilização de fornecedores. - Centralização de Informações:
Tenha uma visão completa da conformidade e performance dos seus terceiros. - Escalabilidade:
Cresça sem limitações operacionais. - Relatórios e Monitoramento Contínuos:
Acompanhe indicadores em tempo real e tome decisões estratégicas.
6. Conclusão
A automação na gestão de terceiros não é apenas uma tendência, mas uma necessidade em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo. Substituir processos manuais por soluções automatizadas traz ganhos expressivos em eficiência, segurança e performance.
Com a WeHandle, sua empresa pode simplificar processos, eliminar gargalos e estar sempre um passo à frente. Diga adeus aos processos morosos e abrace a inovação que transformará sua gestão de terceiros.
Entre em contato hoje mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar o próximo nível.
