Você já parou para pensar o quanto pode ser desafiador o controle de documentos de terceiros na sua empresa? Acima de tudo, cada organização, não importa o seu tamanho, necessita de alguma forma de sistema de gerenciamento para armazenar e acompanhar os inúmeros documentos gerados todos os dias.
A gestão de documentos percorreu um longo caminho desde arquivamento em papel, gerenciamento eletrônico, até o mais recente, que utiliza tecnologias modernas e inovadoras de armazenamento para gerenciar informações em diferentes tipos de mídia.
Por isso, neste artigo, mergulhamos em alguns dos problemas mais comuns e persistentes que uma empresa lida quando se trata de controle de documentos de terceiros e como eles podem ser enfrentados. Confira a lista abaixo que mostra quais são esses problemas.
Principais problemas relacionados ao controle de documentos
Alto volume de documentos
A princípio, existe um grande problema quando as empresas precisam contratar terceiros: controlar as documentações da empresa terceirizada e dos funcionários terceirizados. Como por exemplo, a necessidade de avaliar todos os documentos para a integração de terceiros.
Na maioria das vezes, isso acaba gerando um alto volume de documentos que a empresa muito provavelmente não será capaz de assumir tal responsabilidade.
Quando se trata de papelada, incluindo contratos, certificações e relatórios, elas enfrentam dificuldades devido à natureza não estruturada dos dados e ao grande volume de conteúdo. Além disso, o processo manual de extração de informações e conferência pode ser simplesmente tedioso e demorado.
Controlar isso fisicamente pode ocasionar muitos erros, ou até mesmo faltar algum documento importante para a realização de algum serviço. E qualquer tipo de erro, pode sair muito caro para a empresa. Em contrapartida, com um sistema de controle de documentos, é possível agilizar esse processo e evitar problemas futuros.
Segurança dos dados
Antes de mais nada, muitos documentos de empresas contêm informações confidenciais mantidas em segurança. No entanto, os processos manuais praticamente não têm cobertura de segurança.
Nesse sentido, é muito fácil invadir tais sistemas e vazar informações proprietárias que podem, em alguns casos, se mostrar prejudiciais ao funcionamento de uma empresa. Principalmente com a entrada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a preocupação com a segurança da informação se tornou um tema ainda mais relevante dentro das empresas.
Uma plataforma de gerenciamento de documentos pode resolver facilmente e rapidamente esse desafio. Os documentos eletrônicos podem ser protegidos de várias maneiras para que pessoas que queiram acesso a eles necessitem ter permissão. Assim, você pode controlar o quão acessível você quer que seu documento seja.
Perda de documentos importantes
Quando arquivamos documentos em papel manualmente, há sempre uma chance de erro humano entrar no processo que pode levar ao arquivamento do documento com o nome errado ou se perder completamente. Isso pode causar perda de tempo, dinheiro e trabalho à medida que você vai localizar o documento ou recriá-lo inteiramente.
Portanto, com uma plataforma de controle de documentos, você pode facilmente localizar todos os seus arquivos.
Controle de prazos e vencimentos
Algo corriqueiro que acontece nas grandes empresas é quando os responsáveis pela gestão de documentos ficam sobrecarregados com as tarefas diárias. Muitas vezes, eles acabam esquecendo, por exemplo, de renovar um contrato.
Sem o controle de entrega de documentos que envolvam prazos, a chance de algo dar errado na contratação de um serviço pode gerar custos desnecessários.
Uma solução eficaz para o controle dos vencimentos, é uma plataforma inteligente que faz os avisos de prazos de expiração. Não só notifica sobre vencimento de prazos, mas também possibilita configurações dependendo do tipo de documento, definindo quem deverá ser notificado para que atualize a documentação.
Ou seja, facilita que qualquer data de renovação de NRs e normas tornem-se facilmente localizadas. Permitindo que as empresas revisem documentos mais rapidamente e localizem grandes quantidades de dados com mais facilidade, evitando inclusive, riscos de processos trabalhistas.
Controle de entrada e saída de terceiros
A falta da gestão de entrada e saída de terceiros em uma empresa costuma ser um fator preocupante. Sem ter informações detalhadas dos acessos há o receio e dúvida sobre quem está entrando e saindo, e consequentemente arrisca-se a autorizar terceiros que estão com uma documentação inválida ou vencida.
Um bom sistema de controle de acesso, permite que você monitore e controle de forma inteligente, se um terceirizado está com algum documento vencido, ou até mesmo a ausência de documentos importantes. Assim a empresa só permite a entrada de terceiros se toda documentação estiver atualizada.
Tempo e custo
Este é um dos desafios facilmente mais sentidos no controle de documentos de terceiros. Sistema de gestão de documentos que usam papel ainda é algo muito comum entre as empresas. Isso exige a necessidade de transferência física de documentos de um funcionário, o que tira muito tempo e energia, o tempo e a energia que poderiam ter sido utilizados em tarefas mais produtivas.
Por isso, considere a automação e armazenamento sem papel. Digitalizar seus registros em papel em documentos eletrônicos na nuvem é essencial. Estes podem ser facilmente compartilhados e acessados com o clique de um botão, economizando tempo e esforço.
Busca de informações
Algo tão simples como localizar um documento ainda é surpreendentemente um desafio diário para quem trabalha com controle de documentos. Se foi rotulado incorretamente, colocado na pasta errada, ou simplesmente esquecido, pode ser extremamente demorado encontrar dados quando necessário.
Afinal, nenhuma empresa quer ser colocada em espera por longos períodos de tempo. Pior ainda, muitas vezes quando um documento não é encontrado, ele precisa ser refeito, o que acaba com a produtividade.
Obtenção de assinaturas e aprovação
Já esperou dias ou até semanas para a aprovação de uma ordem de compra? Frequentemente têm contratos suspensos devido à falta de assinatura? Não deve ser surpresa que a obtenção de assinaturas e aprovações de documentos seja um desafio comum.
As assinaturas fornecem a prestação de contas para que as empresas continuem como de costume, no entanto, rastrear uma assinatura física simplesmente leva muito tempo.
Com muitos documentos que exigem vários aprovadores, fluxos de trabalho ineficientes, podem levar a atrasos no processo e controle de revisão. Por isso, o uso de assinatura eletrônica é o mais recomendado para esses documentos.
Agora que você já viu como um sistema de gestão de documentos é eficaz e crucial para o bom funcionamento de qualquer negócio, principalmente na gestão de risco, seja do segmento industrial, serviços, e até mesmo no varejo, é hora de investir nisso.
Especialmente nas áreas de trabalho colaborativas de hoje, onde a velocidade e a escala de geração e compartilhamento de documentos são imensas. Não é novidade que sistemas de controle de documentos de uma empresa também precisam evoluir no mesmo ritmo.
Por fim, a prática de controle de documentos de terceiros mostra que, mesmo caso você já tenha um sistema na sua empresa, uma parte de informações valiosas ainda terá armazenamento fora dele. Preste atenção a todos esses desafios e deixe com os especialistas, a Wehandle certamente irá atender todas as necessidades da sua empresa.
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