A adoção da inteligência artificial tem crescido em todo o mundo. Estima-se que cerca de 41% das empresas brasileiras já vêm implementando a tecnologia, de acordo com uma pesquisa de mercado da IBM.
É bem provável que nos últimos tempos, você tenha ouvido falar sobre a IA, especialmente, pelo seu potencial de ser aplicada em diversas áreas. Garantir que os documentos estejam corretos e autênticos é crucial para manter a integridade das operações e evitar fraudes.
Com o avanço da inteligência artificial a validação de documentos alcançou um novo patamar de eficiência e precisão, proporcionando inúmeros benefícios às empresas. Neste artigo, vamos falar mais sobre a aplicação da IA no gerenciamento documental!
O que é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP)?
Antes de falarmos sobre inteligência artificial e a sua atuação na validação de documentos, é importante entender o que é o Processamento Inteligente de Documentos. Uma solução IDP está relacionada ao uso de tecnologias de inteligência artificial e aprendizado da máquina para automatizar a extração, classificação e processamento de dados contidos em documentos físicos ou digitais.
Os documentos podem incluir formulários, faturas, contratos, recibos, relatórios e outros. O IDP combina diferentes técnicas como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com processamento de linguagem natural (NLP), além do aprendizado da máquina, para compreender o conteúdo dos documentos e extrair informações relevantes de maneira precisa e eficiente.
A ideia dessa tecnologia é processar grandes volumes de arquivos de forma rápida, substituindo tarefas manuais intensivas em trabalho.
Como funciona a inteligência artificial na validação de documentos?
O IDP usa recursos de IA para processar dados, o que já traz um bom panorama sobre como isso tem auxiliado na validação de documentos. A inteligência artificial desempenha um papel crucial na autenticação por meio do uso de algoritmos avançados e técnicas de aprendizado de máquina. Geralmente, a aplicação funciona das seguintes formas:
Treinamento do modelo
Nesse caso, o modelo de IA é treinado usando algoritmos de aprendizado de máquina para que seja feito o reconhecimento e validação de documentos com base em um conjunto de dados de treinamento. Essas informações podem incluir exemplos de arquivos válidos e inválidos, bem como dados específicos a serem validados, como datas, números de identificação ou padrões específicos.
Extração de características
O modelo de IA também faz a análise documental e extrai características relevantes, como o layout geral, formatação, palavras-chave e os elementos-chave do documento. Isso ajuda a compreender a estruturação e os elementos que precisam ser validados.
Regras e padrões
Outro ponto importante da inteligência artificial é fazer um comparativo entre as características extraídas e as regras e padrões pré-definidos. Tais normas podem incluir restrições de formato, validade de campos específicos, combinações de dados e outros critérios para determinar se o documento pode ser validado ou não.
Aprendizado contínuo
À medida que o modelo de IA é usado na validação de documentos, ele pode aprender com os resultados e melhorar sua precisão ao longo do tempo. Os erros identificados são usados para ajustar e otimizar o modelo, tornando-o mais eficaz.
Para isso é feita a coleta de um conjunto de dados extenso e diversificado para treinar o algoritmo. Sendo que os documentos podem estar em diferentes formatos, como texto, imagem, PDF. Vale destacar que o volume de dados deve ser representativo e abrangente para permitir a generalização correta da IA.
Tomada de decisão
Com base na comparação com as regras e padrões, a inteligência artificial toma uma decisão sobre a validade do documento. Além do mais, feedbacks dos profissionais que utilizam a ferramenta podem ser incluídos para revisar as decisões do modelo e ajustar o processo de validação, se necessário.
Quais os benefícios de contar com a inteligência artificial na validação de documentos?
A utilização da inteligência artificial na validação de documentos proporciona inúmeros benefícios que impactam diversos setores e organizações. Conheça melhor algumas dessas vantagens a seguir!
Maior produtividade
A IA automatiza tarefas manuais e repetitivas associadas ao processamento de documentos. Por meio dela, é possível extrair dados, validá-los, classificar documentos e executar outras atividades de maneira rápida e precisa. Consequentemente, isso acelera os fluxos de trabalho e permite que a equipe se dedique a funções mais estratégicas.
Redução de erros
Ao automatizar a validação de documentos, os erros, que são comuns quando se trabalha com grandes volumes de dados, são reduzidos. A IA pode identificar inconsistências, autenticar dados de acordo com regras pré-definidas e fornecer resultados mais confiáveis e consistentes.
Acesso rápido à informação
Com a IA, os documentos são digitalizados e processados rapidamente, isso torna os dados contidos neles facilmente acessíveis e pesquisáveis. Consequentemente, há uma melhora a capacidade de recuperação de informações, permitindo que as empresas encontrem dados relevantes de maneira ágil. Isso sem contar que o profissional autorizado consegue desempenhar as suas funções de forma eficiente.
Análise avançada de dados
A IA consegue também extrair insights valiosos dos documentos por meio de técnicas avançadas de análise de dados. Através das ferramentas certas, é possível identificar tendências, padrões, correlações e informações ocultas em documentos, permitindo que as organizações tomem decisões baseadas em dados.
Verificação de autenticidade
A verificação de autenticidade é possível por meio da inteligência artificial aplicada à validação de documentos. Ela permite detectar sinais de falsificação ou alterações que possam ter sido feitas nos arquivos.
Por meio da análise de padrões, assinaturas, selos e outros elementos de segurança, a IA identifica documentos falsos ou adulterados, ajudando a garantir a integridade e a validade dos mesmos.
Validação de conformidade
Um aspecto importante quando se trata da validação de documentos é garantir que todos eles estejam em conformidade com a legislação e também com regras do setor. Nesse caso, o trabalho da inteligência artificial será checar os documentos e se eles estão de acordo com as diretrizes e normas, garantido assim que os dados presentes nesses arquivos estejam corretos.
Adaptação contínua
Como já dissemos, os algoritmos da inteligência artificial costumam ser constantemente atualizados e treinados com novos dados. Isso faz com que o sistema se adapte a novos padrões de fraudes ou alteração de documentos ao longo do tempo.
Desafios na implementação da inteligência artificial na validação de documentos
Embora existam diferentes benefícios na aplicação da inteligência artificial na validação de documentos, é fato que ela ainda enfrenta alguns desafios.
Segurança dos dados
A utilização de dados sensíveis na validação de documentos requer a implementação de medidas rigorosas de segurança para proteger informações confidenciais. Por mais moderna que sejam as ferramentas de inteligência artificial, ainda não sabemos como ela vai se desenvolver daqui para frente e é muito importante estar atento às questões de segurança de dados.
Integração com sistemas
A adaptação da IA a ferramentas e processos que já são utilizados pode ser uma tarefa complexa e exigir uma estratégia de integração bem planejada. Muitos profissionais ainda estão aprendendo a lidar com as novidades trazidas pela inteligência artificial. Logo, é preciso que haja uma fase de adaptação e as novas tecnologias sejam aproveitadas da melhor forma possível.
Viabilidade financeira
Embora a IA ofereça inúmeras vantagens, é essencial avaliar o custo-benefício da sua implementação para garantir que seja viável financeiramente para a empresa. Nem sempre a opção por ela será possível em um primeiro momento, o que pode ser desafiador para empresas com orçamento enxuto.
A utilização da inteligência artificial na validação de documentos representa um importante avanço e traz vantagens significativas para as empresas de diferentes setores. A eficiência, precisão e redução de erros ajudam na competitividade e maior confiabilidade nas operações diárias.
No entanto, como dissemos, a integração com outras ferramentas deve ser uma das primeiras tarefas a ser feita. Se você tem dúvidas sobre o assunto, deixe o seu comentário abaixo para podermos ajudá-lo!