A política de compras é um pilar fundamental para a gestão eficiente das aquisições dentro de uma organização. Ela estabelece as diretrizes e normas que regem o processo de compra de bens e serviços, desempenhando um papel vital na sustentabilidade financeira e no alinhamento estratégico da empresa.
Ao fornecer um conjunto claro de regras e procedimentos, a política de compras não apenas otimiza a eficiência operacional, mas também promove a transparência e a conformidade.
Neste contexto, exploraremos a importância da política de compras, destacando seu impacto na eficácia organizacional e apresentando considerações essenciais para sua elaboração e implementação bem-sucedidas. Confira!
Uma política de compras consiste em um conjunto de regras que controlam o processo da requisição de algum produto ou serviço .
Ela orienta as decisões sobre o que comprar e quando fazer isso, oferecendo orientação necessária para que os colaboradores responsáveis por essa parte naveguem com tranquilidade em cenários comuns de compras.
A ideia da política de compras é fornecer um quadro claro para as atividades de compras, definindo regras, responsabilidades e critérios para garantir que as aquisições sejam conduzidas de maneira eficiente, transparente e ética.
Além disso, ela visa assegurar que o melhor custo-benefício seja obtido em qualquer compra, além de reduzir fraudes, desperdícios e também abusos nas transações . Ou seja, orienta tomada de decisões, aquisições e também metas.
A compra pode ser considerada uma atividade crítica, pois o seu impacto tem reflexo em todos os setores de um negócio. Caso as aquisições não atendam às demandas da sua empresa, isso pode levar a redução da eficácia das operações.
De maneira geral, o material comprado seja para fabricação ou revenda deve atender a um nível de qualidade, além de ter um preço competitivo, caso contrário, isso pode gerar a insatisfação dos clientes. A política de compras deve servir como guia para o planejamento de compras e orçamento .
Nesse documento estarão especificadas as diretrizes de qualidade que devem ser seguidas na hora da compra com um fornecedor, além disso, inclui itens para a qualificação de parceiros .
Isso vai contribuir para:
O primeiro passo é ter bem clara uma declaração do propósito da política de compras . Além disso, o documento precisa contar com a definição do escopo, indicando quais transações ou tipos de compras serão abrangidos.
Nessa parte é interessante também identificar os benefícios esperados da implementação efetiva da política, como economia de custos, gestão de riscos e conformidade.
No tópico responsabilidade será apresentada a identificação das autoridades responsáveis pela implementação e execução da política.
Além de esclarecer, as responsabilidades de todas as partes envolvidas no processo de compras .
Aqui teremos uma descrição detalhada dos passos a serem seguidos no processo de compra, desde a identificação da necessidade até a conclusão da transação .
Lembrando que as demandas podem surgir de diferentes departamentos ou unidades da organização, caso haja alguma particularidade é preciso que esteja claro.
Neste tópico vão estar estabelecidas as diretrizes para a submissão, aprovação e rastreamento de requisições de compras . Defina com clareza o que constitui uma requisição de compra na organização, incluindo detalhes sobre quando e como deve ser gerada.
Coloque também o formato padrão da requisição de compra, incluindo campos obrigatórios, como descrição do item, quantidade, prazo de entrega e justificativa. Além de procedimentos para rastrear o status das requisições, desde a submissão até a aprovação final, permitindo uma comunicação eficaz sobre o andamento.
No caso da parte de contratos devem estar as especificações sobre a elaboração, revisão e aprovação de contratos , bem como as diretrizes para a gestão de contratos , incluindo renovações, modificações e rescisões.
A ideia é que o relacionamento entre cliente e fornecedor corra da melhor forma possível, evitando assim atrasos de pagamento, penalidades e multas de serviços ou renovações desnecessárias. Por isso, assim que tiver o escolhido solicite as certidões para o correto preenchimento do documento.
O documento deve também enfatizar a identificação e abordagem dos riscos associados ao processo de compras , com estratégias para mitigação.
Para isso, é importante especificar os principais riscos, da natureza até o seu nível, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da aquisição.
A criação de uma política de compras não é uma tarefa fácil, aliás, costuma ser trabalhosa. Por isso, busque elaborá-la de maneira escalável , ou seja, que ela tenha maior durabilidade, mas também possa ser adaptada sem maiores dificuldades.
Olhar para o compliance e ser consistente são as chaves para que esse processo de construção do documento seja possível.
A transparência no processo de compras é crucial para garantir a integridade, a confiança e a eficiência. Sendo assim, torne as informações sobre as necessidades de compras disponíveis internamente para todas as partes interessadas relevantes.
Disponibilize informações sobre o processo de compras, cronogramas e critérios de seleção. Assim, você garante que as políticas e procedimentos relacionados às compras serão comunicados de forma clara e compreensível.
Como visto, a política de compras é um documento que conta com uma série de dados detalhados.
Contar com a tecnologia para otimizar o seu processo de compras e mantê-lo sempre adequado às políticas é fundamental.
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