Poder contar com bons fornecedores é um desafio para as empresas. Isso porque esses parceiros comerciais precisam cumprir pré-requisitos, como atender às normas e legislações do mercado no qual a contratante está inserida. Se o seu objetivo é otimizar o processo para encontrar os melhores parceiros comerciais, este artigo foi feito para você. A seguir, vamos mostrar como realizar a homologação e monitoramento e os impactos disso na gestão de fornecedores. Confira!
Homologação de fornecedores: o que é e como é feita?
A homologação de fornecedores é um processo sistemático e estruturado utilizado por empresas para avaliar, selecionar e aprovar fornecedores que possam fornecer bens ou serviços de acordo com critérios específicos de qualidade, capacidade, conformidade e outras exigências relevantes. Esse processo ajuda a garantir que os parceiros escolhidos atendam às necessidades e expectativas da empresa, contribuindo para a eficiência, qualidade e segurança da cadeia de suprimentos. Uma boa homologação segue os seguintes passos:
A última etapa envolve a formalização da parceria com os fornecedores homologados e a documentação de todos os detalhes acordados.
Ou seja, negociar e assinar contratos formais que detalham todos os termos e condições da parceria , incluindo preços, prazos de entrega, garantias e penalidades por não conformidade. Isso demanda a manutenção de um banco de dados centralizado com todos os fornecedores homologados, incluindo informações detalhadas sobre capacidade, histórico de desempenho e documentações relevantes.
Esse banco de dados facilita o gerenciamento contínuo e o monitoramento do desempenho dos fornecedores.
A homologação e monitoramento de fornecedores são processos distintos, mas interdependentes. Dessa maneira, quando os dois são integrados, garantem uma gestão de fornecedores eficiente.
Enquanto a homologação estabelece a base para a seleção de fornecedores qualificados, o monitoramento contínuo assegura que esses fornecedores mantenham os padrões exigidos ao longo do tempo.
A união desses processos cria um ciclo de melhoria contínua, reduzindo riscos e promovendo a excelência operacional. Alguns exemplos:
Durante a homologação, a empresa define padrões claros de qualidade, conformidade e desempenho que os fornecedores devem atender. Tais critérios são baseados em normas internas e regulatórias, além de expectativas específicas do setor.
Cabe ao monitoramento contínuo verificar se os fornecedores mantêm os padrões definidos durante a homologação. Aqui podemos incluir desde auditorias regulares, passando por análises de desempenho até revisões de conformidade.
Outro exemplo da união entre homologação e monitoramento diz respeito aos riscos. Na fase de homologação, a empresa avalia os riscos associados a cada fornecedor , incluindo aqueles de caráter operacional, financeiro e de conformidade.
Medidas de mitigação são definidas para minimizar esses riscos. Por meio do monitoramento constante é possível identificar e responder rapidamente a novos riscos. As auditorias periódicas e análises de desempenho contribuem para a manutenção da conformidade e a segurança da cadeia de suprimentos .
Por fim, quando falamos sobre homologação e monitoramento, não podemos deixar de destacar o relacionamento com fornecedores .
Como já citamos, a homologação também envolve a formalização de parcerias com fornecedores por meio de contratos detalhados que delineiam expectativas, SLAs (Service Level Agreements) e responsabilidades .
Por sua vez, o monitoramento contínuo promove uma comunicação aberta e colaborativa com os fornecedores. Reuniões regulares e feedback ajudam a manter um relacionamento saudável e a resolver problemas de forma proativa.
As ferramentas são parte essencial da homologação e monitoramento contínuos. Durante a homologação, a empresa utiliza tecnologias para avaliar e certificar fornecedores , incluindo software de gestão de fornecedores (SRM) e plataformas de certificação. Já as tecnologias como big data, machine learning e sistemas de monitoramento em tempo real são usadas para acompanhar o desempenho dos fornecedores e prever problemas antes que eles ocorram.
No entanto, existe a possibilidade de fazer as duas tarefas em um único lugar. Por meio de uma plataforma completa, a wehandle oferece aos usuários a possibilidade de otimizar os processos de homologação e monitoramento para a gestão de fornecedores.
Desempenho, qualidade das atividades, serviços desenvolvidos, riscos apresentados por empresas terceirizadas, tudo é analisado. O objetivo é garantir a conformidade na homologação de fornecedores. Afinal, queremos que nossos clientes tenham certeza de que tudo está sob controle e ainda contem com um sistema seguro para os seus dados.
A homologação e o monitoramento de fornecedores são processos cruciais que, quando integrados, proporcionam uma gestão de fornecedores robusta e eficiente.
A implementação eficaz desses processos resulta em parcerias comerciais sólidas, melhorando a qualidade dos produtos e serviços, aumentando a eficiência operacional e garantindo a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.
Se o seu objetivo é otimizar a gestão de fornecedores, garantindo conformidade e excelência operacional, conte com nossos especialistas. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a transformar seus processos de homologação e monitoramento!