A gestão de terceiros está entre os maiores desafios, especialmente entre as empresas que dependem de uma cadeia de fornecimento bem estruturada.
Mais do que garantir que o serviço contratado seja prestado com qualidade, é preciso adotar práticas de controle, monitoramento e conformidade.
Essas ações contribuem diretamente para evitar riscos jurídicos que podem comprometer a operação e a reputação da organização.
Neste artigo, vamos apresentar as melhores práticas para uma gestão contratual de fornecedores eficaz, com foco na mitigação de riscos legais, uso estratégico da tecnologia e fortalecimento da governança empresarial.
Gestão de terceiros é o processo de administrar todas as relações contratuais, operacionais e estratégicas com fornecedores, prestadores de serviço, consultores e parceiros externos que tenham algum impacto na atividade da empresa.
Essa gestão vai muito além da assinatura de contratos: envolve análise de riscos, verificação de conformidade legal e regulatória, acompanhamento de desempenho e segurança da informação.
Num cenário em que as organizações terceirizam partes críticas de suas operações, ignorar o controle sobre terceiros é abrir espaço para vulnerabilidades que podem custar caro.
Interrupções na cadeia de fornecimento, falhas contratuais, exposição a práticas irregulares e descumprimentos legais são apenas alguns dos riscos que tornam indispensável a gestão eficiente desses parceiros.
A ausência de uma gestão contratual estruturada pode levar a uma série de passivos legais. Dentre os riscos mais comuns, destacam-se:
Empresas podem ser responsabilizadas por obrigações trabalhistas e tributárias não cumpridas pelos seus fornecedores, principalmente quando há relação de subordinação ou continuidade na prestação de serviços. Isso está previsto na CLT e é frequentemente usado em processos judiciais.
Se o fornecedor coleta, trata ou armazena dados pessoais em nome da sua empresa, ele também precisa estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Multas da LGPD podem chegar a até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
Contratos mal elaborados, genéricos ou sem previsão de obrigações específicas (como níveis de serviço, penalidades, responsabilidades sobre dados, segurança da informação e confidencialidade) aumentam a exposição da empresa em situações de conflito, atraso ou falha na entrega.
Fornecedores envolvidos em escândalos, práticas ilícitas ou más condições de trabalho podem comprometer a imagem da sua marca.
A reputação corporativa está diretamente ligada ao comportamento da sua cadeia de valor.
Mitigar riscos requer estrutura, processos claros e tecnologia como aliada.
Veja as principais práticas recomendadas para uma gestão de terceiros robusta:
A análise prévia da idoneidade do fornecedor é fundamental. Isso inclui:
Essa diligência deve ser documentada e atualizada periodicamente.
Contratos bem elaborados funcionam como escudo jurídico. Garanta que eles contemplem:
Revisar esses contratos periodicamente é essencial, sobretudo em ambientes regulados.
A gestão de terceiros deve ser contínua. Avalie o desempenho do fornecedor com base em KPIs e realize auditorias periódicas para verificar o cumprimento de requisitos legais, contratuais e de qualidade.
A gestão documental também deve ser rigorosa, especialmente em setores regulados.
Utilizar uma plataforma de gestão de documentos, como a solução da wehandle, permite:
Com isso, a gestão se torna mais ágil, segura e transparente.
Crie políticas e fluxos padronizados que incluam:
Essas políticas precisam ser conhecidas e seguidas por todas as áreas envolvidas.
De acordo com pesquisas do setor, o uso da inteligência artificial pode reduzir em até 80% o tempo de revisão de contratos, acelerando os ciclos de negociação e mitigando riscos legais.
Além disso, de acordo com a Global Market Insights, plataformas de Contract Lifecycle Management (CLM) podem reduzir de 30% a 50% o tempo total do ciclo contratual.
Com ferramentas especializadas, é possível:
Na prática, isso significa mais agilidade na tomada de decisões e menos exposição a riscos.
A forma como sua empresa se relaciona com terceiros reflete diretamente na sua reputação e na sua capacidade de manter operações seguras, sustentáveis e em conformidade com a lei.
Uma gestão de terceiros eficiente é, portanto, um investimento em governança corporativa, transparência e responsabilidade.
Empresas que adotam boas práticas de gestão contratual reduzem litígios, se destacam em auditorias e demonstram maturidade diante de clientes, investidores e órgãos reguladores.
Em um ambiente competitivo e regulado, esse pode ser o diferencial que assegura a longevidade do negócio.
Em um cenário regulatório cada vez mais exigente, contar com processos estruturados, contratos bem elaborados e ferramentas tecnológicas de apoio não é mais um diferencial, é uma necessidade estratégica.
Se a sua empresa quer transformar a gestão de terceiros em um pilar de segurança e eficiência, conheça a wehandle.