Lidar com a grande quantidade de informações produzidas e ainda ter um espaço para armazenamento são dois dos grandes desafios da gestão documental. Não por acaso, nos últimos anos vimos surgir softwares GED ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Tal tecnologia é a resposta para a preservação de documentos, facilitação do acesso a dados, segurança às informações e potencialização de fluxos de trabalho. A ideia é que a companhia consiga executar os processos do dia a dia com mais facilidade, mas também tomar decisões mais estratégicas.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre o impacto da GED na operação e o porquê a sua empresa deve apostar na solução!
GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos , que consiste em uma tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para o armazenamento, classificação, compartilhamento e permissão de acesso às informações.
O objetivo desse sistema é concentrar em um único lugar todos os dados do negócio, facilitando assim o acesso e tornando as informações mais seguras. Com isso, haveria impacto na produtividade e eficiência operacional.
O principal papel da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é trazer a transformação digital para as organizações, especialmente no que diz respeito à documentação.
O sistema facilita a localização, classificação e compartilhamento de documentos digitais . Para uma empresa, isso faz toda diferença na hora de se manter organizada e em dia com as obrigações, sejam elas trabalhistas, fiscais ou outras.
Além de permitir o armazenamento e a organização dos arquivos, a GED é bastante útil para reduzir as impressões de papel, o que é crucial para empresas serem ambientalmente responsáveis. Mas também para administrar o fluxo de documentos, trazendo assim maior fluidez no desenvolvimento das atividades, em tempo real.
O Enterprise Content Management (ECM) pode ser considerado uma evolução natural da GED. Enquanto a Gestão Eletrônica de Documentos disponibiliza dados armazenados para que sejam analisados, o ECM organiza, armazena e integra dados críticos ao negócio em fluxos de trabalho, a fim de otimizar a entrega da informação.
Além de permitir fazer a gestão e organização de documentos, o ECM também faz toda a gestão de dados do negócio, de maneira estruturada. Com isso, é possível ter maior rastreabilidade dos dados ao gerenciar a relação existente entre eles.
De forma geral, o ECM tem uma aplicação mais ampla. Isso porque é usado para gerenciar todo o ciclo de vida da informação, desde a criação e armazenamento até a publicação e distribuição de documentos. Ou seja, permite a gestão documental de toda a empresa, não apenas aqueles ligados ao setor administrativo.
De forma resumida, a Gestão Eletrônica de Documentos funciona a partir da digitalização e arquivamento de documentos . Assim, planilhas, recibos, contratos e outros dados passam a ser parte integrante de um arquivo digital.
Contudo, para proporcionar uma melhor amplitude é necessário entender as etapas que compõem a GED!
Por fim temos o business process management , que se refere à melhoria contínua de processos dentro das organizações. Dessa maneira, essa fase consiste no uso de tecnologias e automação de processos que facilitem o gerenciamento dos documentos.
Isso pode ser feito através da determinação de prazos, especificação de tarefas e redução de burocracias, por exemplo. Assim, é possível otimizar o fluxo de trabalho e melhorar o gerenciamento da empresa como um todo.
Uma das principais vantagens trazidas pelo GED é a possibilidade de agilizar o andamento das tarefas, por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos .
Imagine a cada processo, ser necessário resgatar papéis com dados das últimas compras do cliente, registros de seus interesses, formas de pagamento ou mesmo contratos .
Documentos perdidos ou danificados podem trazer vários prejuízos para diferentes setores de uma empresa. Ao realizar o gerenciamento dos seus documentos segundo os preceitos da GED, os contratos, as notas e relatórios estarão resguardados em locais seguros.
Além do mais, é possível pesquisar pelo documento para localizá-lo de maneira mais simples. Ou seja, você não perderá tempo buscando onde está aquele dado importante e terá mais facilidade de recuperar um documento importante .
A GED exige a criação de procedimentos e normas para a catalogação de documentos , mas também para salvá-los, transferi-los ou mesmo removê-los. Logo, a empresa precisa definir quais as diretrizes permitem a padronização dos arquivos.
Isso significa que é preciso criar modelos de relatórios, notas, contratos, entre outros, de maneira que mantenha o sistema organizado. O resultado desse trabalho torna o monitoramento e avaliação do status de cada arquivo bem mais fácil.