Como garantir a conformidade com a LGPD na gestão de documentos?

A gestão de documentos é peça-chave para a conformidade com a LGPD.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) transformou a forma como as empresas brasileiras lidam com informações pessoais e sensíveis. Com isso, a conformidade com a LGPD se tornou um fator estratégico para proteger reputações, evitar penalidades e construir relações de confiança com clientes, fornecedores e colaboradores.

Nesse contexto, a gestão de documentos é peça-chave. Os documentos, sejam físicos ou digitais, concentram a maior parte dos dados que a LGPD busca proteger.

Segundo um levantamento realizado pelo Grupo Daryus, 49% das empresas ainda não têm um sistema eficiente de gestão documental, e 80% delas admitem que não estão completamente adequadas à LGPD. 

Neste artigo, você vai entender como integrar boas práticas de gestão documental com os princípios da LGPD e proteger dados com segurança, controle de acesso e políticas claras de descarte.

A LGPD e o impacto sobre a gestão de documentos

A LGPD define regras para o tratamento de dados pessoais em qualquer meio, incluindo os armazenados em documentos físicos e digitais. Isso significa que qualquer documento que contenha informações capazes de identificar uma pessoa natural — como nome, CPF, endereço, dados bancários ou prontuários médicos — está sujeito à regulação.

A lei estabelece princípios como:

• Finalidade: o uso dos dados deve ter um propósito legítimo e claro;
• Necessidade: coleta e armazenamento devem ser limitados ao mínimo necessário;
• Transparência: o titular dos dados precisa saber como suas informações estão sendo tratadas;
• Segurança: medidas técnicas e administrativas devem proteger os dados contra acessos não autorizados, perda ou vazamento.

Quando a empresa não possui um sistema eficiente de gestão documental, ela corre o risco de não conseguir rastrear, proteger ou descartar dados conforme a legislação exige — o que pode levar a sanções e prejuízos significativos.

Segurança documental: um pilar da conformidade

Garantir a segurança da informação é um dos grandes pilares da LGPD. Isso exige que os documentos com dados pessoais sejam protegidos contra acessos indevidos, vazamentos, alterações não autorizadas e perdas acidentais.

Boas práticas incluem:

• Armazenamento em sistemas seguros, com criptografia e autenticação de usuários;
• Controle de permissões de acesso por nível de responsabilidade e necessidade;
• Monitoramento contínuo para identificar tentativas de acesso não autorizado;
• Backup automatizado e em local seguro;
• Registro de logs para auditoria de ações em documentos sensíveis.

Com uma plataforma robusta de gestão de documentos, como a da wehandle, é possível implementar essas medidas com praticidade, garantindo conformidade e rastreabilidade.

Controle de acesso: quem pode ver o quê?

A LGPD reforça o conceito de privacidade por padrão. Isso significa que as informações pessoais devem estar acessíveis apenas às pessoas que realmente precisam delas para executar suas funções.

Na prática, isso implica em:

• Definir perfis de acesso com base no cargo ou função;
• Limitar a visualização de dados sensíveis apenas a usuários autorizados;
• Utilizar autenticação forte (senhas complexas, autenticação multifator);
• Registrar e auditar os acessos para identificar comportamentos suspeitos ou inadequados.

Soluções como a da wehandle possibilitam esse controle detalhado de forma centralizada e automatizada, reduzindo riscos e facilitando auditorias internas ou externas.

Ciclo de vida dos documentos: do recebimento ao descarte

Outro aspecto essencial da conformidade com a LGPD é o gerenciamento completo do ciclo de vida dos documentos, desde a criação ou recebimento até seu descarte final.

Esse processo deve considerar:

• Classificação adequada dos documentos, identificando se contêm dados pessoais ou sensíveis;
• Armazenamento seguro e conforme os prazos legais de retenção;
• Atualizações regulares, garantindo que as informações estejam corretas e atualizadas;
• Descarte seguro e irreversível ao final do ciclo, evitando que dados descartados sejam recuperados ou reutilizados de forma indevida.
• Empresas que mantêm documentos além do necessário, ou não possuem um protocolo claro de descarte, ficam mais expostas a riscos de vazamento e descumprimento da LGPD.

Políticas de retenção e descarte: fundamentos da governança de dados

Para estar em conformidade com a LGPD, toda empresa deve estabelecer políticas claras de retenção e descarte documental. Essas políticas orientam quando e como documentos devem ser mantidos ou eliminados, com base na legislação aplicável e nas necessidades operacionais.

Boas práticas incluem:

• Mapear os tipos de documentos e suas categorias de dados;
• Determinar os prazos legais e operacionais de retenção para cada tipo;
• Estabelecer fluxos automatizados de revisão e expurgo;
• Criar registros das ações de descarte para fins de auditoria;
• Realizar o descarte de forma segura (ex.: trituração física, exclusão segura em sistemas digitais).

Com a wehandle, sua empresa pode estruturar essas políticas e automatizar todo o fluxo de retenção, com notificações de prazos, controle de validade e geração de relatórios para fins de conformidade.

Como a wehandle apoia a gestão documental com foco na LGPD

A wehandle oferece uma plataforma completa e segura para apoiar empresas na adequação à LGPD por meio da gestão eficiente de documentos. As principais funcionalidades incluem:

• Centralização e organização documental em ambiente digital seguro;
• Controle de acesso baseado em perfis e validação de permissões;
• Monitoramento de prazos de validade, com alertas para vencimentos e ações corretivas;
• Registro de logs de acesso e alterações, facilitando auditorias e inspeções;
• Automação de fluxos de retenção e descarte, de acordo com políticas da empresa;
• Armazenamento em nuvem com segurança reforçada, garantindo acesso remoto e controle em tempo real;
• Relatórios de conformidade, que demonstram o cumprimento das exigências legais.

Essas soluções tornam o processo de gestão documental mais ágil, seguro e alinhado com as exigências regulatórias — protegendo tanto a empresa quanto os titulares dos dados.

Proteção de dados começa com uma gestão documental inteligente

Conformidade com a LGPD não é uma tarefa isolada do departamento jurídico ou de TI: ela depende de uma estrutura sólida de governança da informação. E isso começa com uma gestão documental eficaz, segura e transparente.

Empresas que investem em tecnologia e boas práticas ganham mais do que segurança jurídica — conquistam eficiência operacional, agilidade nos processos e credibilidade perante clientes e parceiros.

Se sua empresa quer transformar a maneira como lida com dados pessoais e documentos sensíveis, conheça a wehandle. A nossa plataforma foi desenvolvida para garantir segurança, controle e conformidade em todas as etapas do ciclo documental.