A avaliação de documentos é um processo que precisa ser feito com muita cautela, pois influencia todos os demais procedimentos da empresa, além de ter um papel importante para minimizar os riscos. Sejam eles operacionais, financeiros ou reputacionais.
Mas quando falamos da avaliação de documentos de terceiros, há ainda mais desafios que precisam ser enfrentados. Além de avaliar e validar informações fornecidas por terceiros, é preciso gerenciar o grande e importante fluxo de dados e documentos que as empresas lidam a todo momento. Como resultado, atualmente é impossível ter uma avaliação eficiente e otimizada sem a ajuda da automação e tecnologias.
Portanto, no artigo a seguir, apresentaremos a importância da avaliação de documentos de terceiros e os impactos positivos que ela pode proporcionar. Além disso, ao final deste conteúdo, você terá 4 dicas para você adotar na sua rotina de gestão e não sofrer com erros, perdas ou falta de controle de documentos. Confira!
Quando sua organização é relativamente pequena e você lida apenas com um pequeno número de documentos por semana, a gestão de documentos pode não ser um problema. No entanto, à medida que sua organização cresce e precisa armazenar e avaliar centenas, senão milhares de documentos por mês, você verá como a gestão de documentos pode ser uma batalha constante.
Por isso, a avaliação de documentos eficiente e assertiva gera impacto positivo para qualquer empresa, principalmente as que precisam validar as documentações fornecidas por terceiros. Porém, para fazer tudo isso, é preciso ir além dos mecanismos tradicionais, ter documentos digitais e fazer da tecnologia uma aliada. Assim, essas ferramentas são capazes de validar informações, homologar fornecedores com mais agilidade e possibilita maior segurança para escolher novos parceiros.
Dessa forma, além de ter dados e documentos estruturados para os devidos fins em sua organização, também é possível promover rotinas mais inteligentes e reduzir riscos que os terceiros podem levar para a empresa. Em outras palavras, otimizar a avaliação de documentos de terceiros torna-se uma prática comercial indispensável.
Essa estratégia de automação e otimização oferece benefícios importantes para a avaliação e organização de seus documentos. Veja os principais:
Para atingir os objetivos da avaliação de documentos de terceiros na empresa, veja como otimizar esse processo com um passo a passo:
Há uma clara mudança na forma como as empresas fazem negócios e na solicitação de serviços por parte dos clientes. Os últimos anos foram marcados pela expansão da tecnologia, em geral, como ferramenta rotineira para os mais variados usos.
Portanto, o primeiro passo no seu processo de avaliação de documentos adaptado à realidade digital em que vivemos é estabelecer objetivos e regras básicas para essa tarefa em sua empresa. Isso tornará toda a estratégia mais eficiente e com menos falhas, pois quando criamos padrões, todos na empresa devem segui-los. Mas com o uso de um Sistema de Gestão de Documentos, tudo isso se torna otimizado.
O segundo passo em uma boa avaliação de documentos é garantir a qualidade e a segurança das informações utilizadas. Para isso, os gestores devem estipular uma política de validação dos dados.
A validação de documentos é um processo de segurança que confirma as informações fornecidas pelo fornecedor. Por meio de uma série de procedimentos automatizados, a empresa capta as informações nos documentos e realiza uma avaliação junto a instituições públicas e privadas.
Nesse processo, é feito o cruzamento com os dados disponíveis nas fontes de informação para validá-los. Dessa forma, a empresa pode avaliar os riscos que aquele fornecedor pode oferecer ao seu negócio.
Como dito anteriormente, estamos em uma era totalmente digital. Portanto, você deve atender a essa realidade se quiser manter sua empresa ativa e competitiva no mercado. Além disso, devido à complexidade dos dados, informações e documentos que precisam ser analisados, processos manuais e até planilhas já se tornaram insuficientes.
Nesse sentido, é fator básico e essencial investir e implantar ferramentas de automação, como softwares que possibilitem avaliação documental, pois o negócio precisa ser gerenciado considerando as particularidades de todos os setores, não isoladamente. Você pode querer acelerar o processo de contratação de terceiros e reduzir os riscos financeiros.
Nesse caso, a automação funciona bem com processos simples ou repetitivos porque as etapas do fluxo de trabalho são fáceis de definir e otimizar e o tempo economizado é fácil de quantificar. Por exemplo, uma indústria pode encontrar no sistema de gestão de terceiros que possibilita a avaliação de documentos, a facilidade de validar a documentação necessária para homologar fornecedores mais rapidamente. Através de consultas públicas e privadas de forma rápida.
Antes de automatizar esse processo, pode levar horas e até dias para encontrar um fornecedor confiável que esteja com todas as documentações em dia. Com um sistema de gestão de terceiros que oferece essa avaliação, as empresas podem obter uma resposta automatizada em minutos. Dessa forma, é possível prevenir e mitigar os riscos.
A avaliação de documentos de terceiros representa não apenas um aspecto estratégico para muitas empresas, mas também um procedimento capaz de elevar os resultados da empresa e evitar os maiores desafios enfrentados por esse segmento, como riscos financeiros e prejuízos.
Na wehandle, queremos ajudá-lo a aplicar as melhores práticas de gestão de documentos. Somos uma plataforma especializada na gestão de terceiros que possibilita a análise e seleção de documentos, isso levará seu negócio ao próximo nível.
A wehandle permite que você controle e compartilhe documentos com facilidade, além de armazená-los com segurança na nuvem. Nosso software avalia, valida e monitora vencimentos e pendências de todas as documentações fornecidas por terceiros. Dessa forma, você evita correr riscos que podem afetar o financeiro e a reputação da sua empresa. Além do mais, você não precisará mais se preocupar com os riscos trabalhistas e legais envolvidos na contratação de novos fornecedores.
Sua empresa encontrou desafios relacionados à avaliação de documentos? Entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas.