A auditoria documental é uma maneira eficaz de detectar erros em controles internos e fraude de documentos, resultando em maior segurança.
Quer saber mais sobre como proteger seu negócio contra a fraude de documentos e ainda se beneficiar com os processos de auditoria documental? Então acompanhe esse artigo!
A fraude de documentos ocorre quando alguém usa informações falsas, alteradas ou deturpadas para obter acesso a um benefício específico. Portanto, ela é usada de várias maneiras diferentes, como a falsificação de documento público ou particular, falsidade ideológica, a apresentação de certidão ou atestado falso, entre outras situações.
É importante que as empresas entendam os fundamentos da fraude documental para detectar adequadamente esses tipos de golpes e se proteger contra danos causados por essas atividades. Por isso, os gestores, diretores e administradores devem estar sempre atentos e implementar medidas protetivas específicas, como:
As empresas devem ter um sistema para verificar a autenticidade dos documentos. Tais processos envolvem a procura de certos indicadores que fornecem pistas sobre se uma identidade, documento ou registro é genuíno ou não. Desta forma, fatores a serem procurados incluem anomalias no papel e na impressão, inconsistências entre as informações fornecidas no documento e outras fontes, inconsistências entre informações biográficas e fatos conhecidos ou discrepâncias nas marcas d'água.
Os recursos de segurança visual são projetados para dificultar a criação de documentos falsificados. Ou seja, esses recursos incluem hologramas, tintas especiais, micro impressão e impressão ultravioleta. Técnicas de reconhecimento, como equiparação de documentos, também são usadas para garantir que cada documento seja genuíno, desse modo, envolvem a comparação das imagens com outras fontes de dados conhecidas, como bancos de dados ou imagens anteriores de documentos legítimos.
Outra estratégia para minar a prática da fraude de documentos é a auditoria documental, especialmente quando tratamos da gestão de terceiros. Mas você sabe o que é uma auditoria documental? E mais... como ela pode beneficiar o seu negócio contra fraudes?
A auditoria documental é um tipo de monitoramento que envolve o exame de documentos, como registros financeiros de uma empresa, contratos e outros documentos escritos. Esse tipo de vistoria normalmente ocorre antes ou durante processos investigativos internos e externos e ajuda a identificar possíveis problemas ou irregularidades.
Ao usar auditorias documentais, as organizações podem obter informações importantes sobre a precisão e integridade de suas informações financeiras. A auditoria documental também ajuda as empresas a detectarem distorções relevantes, possíveis fraudes e problemas com controles internos, portanto, ela é altamente detalhista e geralmente envolve o exame de grandes volumes de documentos e a classificação de pilhas de papéis.
O objetivo das auditorias documentais é garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis, bem como identificar oportunidades em que os processos possam ser melhorados ou alterados.
Antes de iniciar uma auditoria documental, é importante que se identifiquem os documentos críticos que precisam ser auditados. Isso pode incluir registros financeiros, contratos, listas de clientes e muito mais. Depois de identificados os documentos que são de particular importância para o processo de auditoria, você pode priorizar sua revisão para garantir a precisão e integridade de quaisquer relatórios resultantes.
Além disso, considere quais novos documentos precisam ser gerados para que essa validação seja bem-sucedida. Além disso, é benéfico ter um membro da equipe de contabilidade para ajudá-lo a coletar informações críticas de várias fontes, a fim de garantir um processo de revisão completo.
Por fim, ao decidir quais documentos precisam de exame adicional ou devem ser acompanhados após a geração de perguntas ou registros adicionais, priorize os relatórios que serão os principais impulsionadores dos resultados da auditoria.
Seguindo essas etapas e implementando uma lista de documentos priorizados para uma auditoria, qualquer possível imprecisão de relatório pode ser minimizada.
O primeiro passo em qualquer processo de auditoria documental é determinar os critérios e padrões de qualidade relevantes que precisam ser verificados. Isso inclui protocolo de segurança seguido para documentos, formatos esperados, verificações de controle de qualidade e conformidade com as regras e regulamentos aplicáveis.
Uma vez estabelecidos esses critérios e padrões, será mais fácil estabelecer um procedimento de revisão de documentos que atenda aos requisitos desejados. A revisão documental envolve o exame cuidadoso e minucioso dos documentos para garantir sua conformidade. Isso garante o uso eficiente dos recursos e a aplicação adequada dos princípios, políticas e procedimentos legais e contábeis.
Também ajuda a detectar possíveis deturpações em saldos de contas ou relatórios financeiros, bem como identificar quaisquer outras discrepâncias que possam levar a distorções materiais ou fraudes. Além disso, também permite que os auditores emitam uma opinião confiável sobre a descrição da administração de controles internos, processos de negócios, riscos associados e requisitos regulatórios.
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Ao contratar um fornecedor, todos os documentos podem ser enviados diretamente pela internet, desburocratizando os processos manuais. Além disso, por meio de relatórios e dashboards, você consegue acompanhar os riscos de passivos de perto, de qualquer lugar e a qualquer hora.
Todos podem acessar simultaneamente o sistema e conferir, do celular, do tablet, do notebook em home office e do seu escritório, o status de uma documentação, por exemplo, antes de uma reunião estratégica, de forma simples e segura.
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