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title: Benefícios da auditoria documental
description: Quais os benefícios da auditoria documental e como ela aumenta a conformidade e reduz riscos na gestão de terceiros.
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# [Benefícios da auditoria documental](https://wehandle.com.br/blog/beneficios-da-auditoria-documental)

 Escrito por [Time wehandle](https://wehandle.com.br/blog/author/time-wehandle) | Feb 28, 2023 3:00:00 AM

A auditoria documental é uma maneira eficaz de detectar erros em controles internos e fraude de documentos, resultando em maior segurança.

Quer saber mais sobre como proteger seu negócio contra a fraude de documentos e ainda se beneficiar com os processos de auditoria documental? Então acompanhe esse artigo!  

## **Entenda os fundamentos da fraude de documentos**

A fraude de documentos ocorre quando alguém usa informações falsas, alteradas ou deturpadas para obter acesso a um benefício específico. Portanto, ela é usada de várias maneiras diferentes, como a falsificação de documento público ou particular, falsidade ideológica, a apresentação de certidão ou atestado falso, entre outras situações.

É importante que as empresas entendam os fundamentos da fraude documental para detectar adequadamente esses tipos de golpes e se proteger contra danos causados por essas atividades. Por isso, os gestores, diretores e administradores devem estar sempre atentos e implementar medidas protetivas específicas, como:

- técnicas de identificação;
- análise de riscos;
- contenção de ataques virtuais etc.

   

## **Medidas para identificar possíveis fraudes de documentos **

As empresas devem ter um sistema para verificar a **autenticidade dos documentos**. Tais processos envolvem a procura de certos indicadores que fornecem pistas sobre se uma identidade, documento ou registro é genuíno ou não. Desta forma, fatores a serem procurados incluem anomalias no papel e na impressão, inconsistências entre as informações fornecidas no documento e outras fontes, inconsistências entre informações biográficas e fatos conhecidos ou discrepâncias nas marcas d'água.

Os recursos de segurança visual são projetados para dificultar a criação de documentos falsificados. Ou seja, esses recursos incluem hologramas, tintas especiais, micro impressão e impressão ultravioleta. Técnicas de reconhecimento, como equiparação de documentos, também são usadas para garantir que cada documento seja genuíno, desse modo, envolvem a comparação das imagens com outras fontes de dados conhecidas, como bancos de dados ou imagens anteriores de documentos legítimos.

Outra estratégia para minar a prática da fraude de documentos é a **auditoria documental**, especialmente quando tratamos da gestão de terceiros. Mas você sabe o que é uma auditoria documental? E mais... como ela pode beneficiar o seu negócio contra fraudes?  

## **O que é Auditoria Documental?**

A auditoria documental é um tipo de monitoramento que envolve o exame de documentos, como registros financeiros de uma empresa, contratos e outros documentos escritos. Esse tipo de vistoria normalmente ocorre antes ou durante processos investigativos internos e externos e ajuda a identificar possíveis problemas ou irregularidades.

Ao usar auditorias documentais, as organizações podem obter informações importantes sobre a precisão e integridade de suas informações financeiras. A auditoria documental também ajuda as empresas a detectarem distorções relevantes, possíveis fraudes e problemas com controles internos, portanto, ela é altamente detalhista e geralmente envolve o exame de grandes volumes de documentos e a classificação de pilhas de papéis.

O objetivo das auditorias documentais é garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis, bem como identificar oportunidades em que os processos possam ser melhorados ou alterados.  

## **Quais as vantagens de fazer uma auditoria documental?**

  

### **1) Identificar documentos críticos**

Antes de iniciar uma auditoria documental, é importante que se identifiquem os documentos críticos que precisam ser auditados. Isso pode incluir registros financeiros, contratos, listas de clientes e muito mais. Depois de identificados os documentos que são de particular importância para o processo de auditoria, você pode priorizar sua revisão para garantir a precisão e integridade de quaisquer relatórios resultantes.

Além disso, considere quais novos documentos precisam ser gerados para que essa validação seja bem-sucedida. Além disso, é benéfico ter um membro da equipe de contabilidade para ajudá-lo a coletar informações críticas de várias fontes, a fim de garantir um processo de revisão completo.

Por fim, ao decidir quais documentos precisam de exame adicional ou devem ser acompanhados após a geração de perguntas ou registros adicionais, priorize os relatórios que serão os principais impulsionadores dos resultados da auditoria.

Seguindo essas etapas e implementando uma lista de documentos priorizados para uma auditoria, qualquer possível imprecisão de relatório pode ser minimizada.    

### **2) Controle da documentação**

 Como estamos tratando de forma específica do gerenciamento de prestadores de serviços, para realizar uma auditoria abrangente de seus contratos de terceirização, lembre-se de que sua organização precisará coletar diferentes tipos de documentos de fornecedores: **Documentos da empresa:** contrato social, certidões, PCMSO (Plano de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PPRA (Plano de Prevenção de Riscos Ambientais), etc. **Documentação para empregados terceirizados:** CTPS (carteira de trabalho), ASO (atestado de saúde ocupacional), NR para atividades contratuais, treinamento, EPI, etc.  

### **3) Manutenção dos padrões de qualidade**

O primeiro passo em qualquer processo de auditoria documental é determinar os critérios e padrões de qualidade relevantes que precisam ser verificados. Isso inclui protocolo de segurança seguido para documentos, formatos esperados, verificações de controle de qualidade e conformidade com as regras e regulamentos aplicáveis.

Uma vez estabelecidos esses critérios e padrões, será mais fácil estabelecer um procedimento de revisão de documentos que atenda aos requisitos desejados. A revisão documental envolve o exame cuidadoso e minucioso dos documentos para garantir sua conformidade. Isso garante o uso eficiente dos recursos e a aplicação adequada dos princípios, políticas e procedimentos legais e contábeis.

Também ajuda a detectar possíveis deturpações em saldos de contas ou relatórios financeiros, bem como identificar quaisquer outras discrepâncias que possam levar a distorções materiais ou fraudes. Além disso, também permite que os auditores emitam uma opinião confiável sobre a descrição da administração de controles internos, processos de negócios, riscos associados e requisitos regulatórios.  

### **4) Redução de custos e desburocratização dos processos**

Quantos profissionais sua empresa precisa contratar para garantir uma auditoria completa de toda a operação terceirizada? Com um software configurável para atender às suas operações, sua empresa poderá organizar e monitorar todas as necessidades de documentação relacionadas a fornecedores com mais facilidade e flexibilidade.

Ao contratar um fornecedor, todos os documentos podem ser enviados diretamente pela internet, desburocratizando os processos manuais. Além disso, por meio de relatórios e dashboards, você consegue acompanhar os riscos de passivos de perto, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Todos podem acessar simultaneamente o sistema e conferir, do celular, do tablet, do notebook em home office e do seu escritório, o status de uma documentação, por exemplo, antes de uma reunião estratégica, de forma simples e segura. ** **  

## **Como a wehandle pode ajudar a combater a fraude de documentos?                          **

A  [**wehandle**](https://wehandle.com.br/) pode ajudá-lo a proteger sua empresa e evitar [fraudes documentais](https://wehandle.com.br/fraude-documental/). Nossa tecnologia faz consultas de dados para fornecer respostas transparentes e oferecer segurança e confiança para as empresas.

Realizamos as validações de todos os documentos trabalhistas e financeiros, analisando a autenticidade de todos eles. Além disso, através da nossa plataforma, é possível [gerenciar toda documentação de fornecedores](https://wehandle.com.br/como-a-gestao-de-documentos-ajuda-a-reduzir-custos-operacionais/) e colaboradores. Dessa forma, você tem mais transparência na hora de contratar terceiros.

Por fim, saiba mais sobre como podemos ajudar a automatizar e simplificar seus processos de diligência, validação de documentos e homologação de fornecedores.

Fale com um de nossos especialistas agora mesmo!  

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