Como você tem feito o onboarding de novos colaboradores? Esse processo inclui uma série de etapas importantes envolvendo diferentes partes interessadas e desafios para o departamento de recursos humanos.
As empresas muitas vezes procuram maneiras de aprimorar seus métodos, e uma solução se destaca das demais: a automação. A automação leva seu processo de onboarding a um nível mais eficiente e otimizado. É por isso que o software que você escolhe é uma parte crítica do sucesso de novas contratações.
Na era digital, conduzir esse processo também está sujeito a riscos, como o risco de fraude documental. Por isso, gerenciar seus novos colaboradores por meio de planilhas e outros recursos manuais não é apenas demorado e propenso a erros; também é vulnerável a riscos.
Mas esse processo não precisa ser uma tarefa arriscada e demorada, certo? Neste artigo, reunimos 5 dicas valiosas para que você possa automatizar o onboarding e levar mais eficiência para o departamento de recursos humanos da sua empresa.
O que é onboarding de fornecedores?
O onboarding é o processo de coleta e análise de documentações para integrar um novo colaborador a uma empresa. Essa medida faz parte das estratégias de compliance e ajuda a empresa a se manter em conformidade, prevenir fraudes e os riscos envolvidos na contratação.
De forma bem simples, onboarding é uma maneira de “trazer a bordo” novos colaboradores à empresa.
No cenário da contratação de terceirizados, o RH geralmente passa por uma grande dificuldade para validar e analisar o grande volume de dados. São ASO’s, laudos, certificações, documentos pessoais… É tanto documento até dizer basta.
Por isso, o processo de onboarding inclui verificações de certificações, documentos e se os colaboradores terceirizados estão cumprindo todas as leis, bem como as previdenciárias e trabalhistas. Além de analisar se as informações concedidas pelos terceiros estão corretas e completas.
Além disso, ajuda na facilidade no momento de fazer a integração do colaborador no seu cliente. Como por exemplo, treinamentos e integração em segurança do trabalho. Mas esse processo pode se tornar caro e demorado sem uma estratégia eficiente e sem automação.
Os principais desafios do onboarding
Há um grande problema de transparência relacionado ao processo geral de onboarding e aos vários “subprocessos” que ele envolve. O fato de esses processos ocorrerem em sistemas isolados é seriamente limitante para as diferentes partes envolvidas.
Impede que qualquer parte interessada seja capaz de entender facilmente onde ou com quem está um processo específico. Também impossibilita que os colaboradores se preparem para o que está em andamento e priorizem adequadamente suas tarefas básicas.
O onboarding é um processo crucial que as empresas devem gerenciar para continuar operando. Mas hoje, a maioria das organizações de médio e grande porte está enfrentando uma abordagem desatualizada que envolve atrasos desnecessários e tarefas manuais propensas a erros.
Ainda bem que existem ferramentas disponíveis para ajudar as empresas a enfrentar esses desafios e transformar o onboarding em um processo moderno e mais eficiente.
5 dicas para automatizar o processo de onboarding
Um processo de onboarding é fundamental para obter e reter colaboradores e terceirizados de alta qualidade. Um onboarding bem-sucedido requer gerenciamento rigoroso em relação aos dados e tratar da veracidade de todas as documentações.
Na prática tradicional, esse processo geralmente é um algo ineficiente e demorado que pode levar até meses para ser concluído. Felizmente, há muitas dicas que sua organização pode seguir para otimizar o onboarding.
Então, o que torna um processo de onboarding eficiente e automatizado? E quais são algumas das melhores práticas? Por isso, reunimos 5 dicas para automatizar o onboarding:
1. Mapeie seu processo de onboarding ideal
O primeiro passo para começar a automatizar o onboarding, é mapeando todos os processos. Inicie o mapeamento e analise as lacunas e gargalos presentes – entenda como você trabalha hoje e como gostaria de trabalhar no futuro.
Depois de entender quais áreas precisam ser aprimoradas, quais stakeholders precisam ser envolvidos e quais expectativas você tem sobre seus novos colaboradores, você está pronto para otimizar o onboarding.
2. Implemente um processo de registro simples e otimize seu processo
Você precisa digitalizar processos manuais e propensos a erros. Isso inclui os formulários e acordos que o novo colaborador deve preencher. Além de oferecer uma experiência de onboarding muito mais agradável, a migração para processos digitalizados minimiza erros e economiza tempo.
Certifique-se de coletar tudo o que precisa antecipadamente. O processo de onboarding deve ser simples, não um obstáculo.
Tradicionalmente, os processos de onboarding podem ser demorados, trabalhosos e caros. No entanto, as empresas que automatizam parte ou a maioria de seus processos gastam até 80% menos tempo.
A verdade é que ninguém gosta de perder tempo com burocracia ou processos intermináveis, inclusive novos colaboradores. Por isso, invista na automação dos formulários, validação de documentos e procure torná-la o mais ágil possível.
A utilização de ferramentas de automação sempre que possível permite maior precisão e eficiência na obtenção das informações necessárias. Você pode maximizar a eficiência de onboarding estabelecendo um portal onde colaboradores podem inserir seus próprios dados, por exemplo.
4. Invista na segurança dos dados
Que empresa não quer estar protegida contra as fraudes? Principalmente as fraudes documentais, que podem causar um problemão. Por isso, torne a experiência única verificando dados em tempo real e de fontes oficiais para protegê-lo contra fraudes.
Os investimentos em segurança precisam ser constantes tanto para as próprias necessidades da organização quanto para o cuidado com os dados de terceiros, conforme estipulado pela LGPD. Embora precise ser ágil, o onboarding deve ser seguro.
5. Adote soluções modernas
Há uma infinidade de soluções prontas para uso, a Wehandle, por exemplo, permite que as empresas superem os desafios que surgem como a validação de documentos, que podem ajudá-lo a otimizar seu processo de onboarding.
Além disso, o onboarding também é um momento de apresentação, em que os novos colaboradores conhecerão toda a dinâmica da empresa. Em alguns casos, essa etapa pode até envolver treinamento para garantir total sintonia de valores e objetivos.
Uma das melhores formas de fazer isso, é utilizar uma plataforma de onboarding EAD. Onde seus novos colaboradores podem assistir aulas, responder a questionários e aprender sobre a empresa de qualquer lugar. Tudo em uma única plataforma. Sem a necessidade de ser presencial ou ter um horário específico.
Automatize o processo de onboarding com a Wehandle
Aqui na Wehandle, levamos a sério a mitigação de riscos da sua empresa e realmente nos preocupamos com a segurança e a precisão dos dados e informações de funcionários e prestadores de serviço.
Nossa ferramenta auxilia na consulta, coleta, análise de informações e monitoramento contínuo dos dados. Utilizamos soluções tecnológicas que são capazes de lidar com grandes volumes de dados rapidamente, identificar padrões, reconhecer falhas e fornecer um onboarding seguro e confiável.
Como fazemos isso? Através da combinação de tecnologias de automação como Big Data e Inteligência Artificial. Além disso, disponibilizamos uma plataforma EAD 100% digital. Seus novos colaboradores podem assistir aulas e responder questionários online. Dessa forma, você economiza com o processo de onboarding e reduz o tempo de integração.
Aliás, por falar em integração, continue ligado nas nossas publicações. No próximo artigo, iremos falar dos benefícios do EAD na integração de terceiros.
Para saber mais sobre como nossas soluções de gestão de terceiros podem ajudá-lo no onboarding, entre em contato e veja como podemos fazer a mudança acontecer!
