Gerenciar as relações com fornecedores e parceiros externos é uma parte fundamental do funcionamento de qualquer empresa. Mas a gestão de terceiros vai além de apenas garantir que você esteja pagando em dia ou que o produto chegue no prazo. Ela envolve a análise e controle dos riscos que esses parceiros podem trazer para a sua operação e, mais importante, garantir que todas as partes estejam alinhadas com as normas e regulamentos que sua empresa deve seguir.

Neste artigo, vamos conversar sobre como a gestão de terceiros pode ser feita de maneira eficaz, com foco em como mitigar os riscos e garantir que tudo esteja conforme as exigências legais e internas. Vamos também mostrar algumas boas práticas para que você consiga gerenciar essas parcerias de forma mais segura e eficiente.

O que é Gestão de Terceiros?

Quando falamos em gestão de terceiros, estamos nos referindo a toda a prática de controlar e monitorar os fornecedores e parceiros externos com os quais uma empresa trabalha. Esses terceiros podem ser desde fornecedores de produtos, prestadores de serviços, até empresas que compartilham dados sensíveis com a sua. A ideia é garantir que, mesmo fora da sua estrutura organizacional, esses parceiros cumpram com as exigências de conformidade, segurança e ética que sua empresa precisa seguir.

A gestão de terceiros não se limita à seleção inicial dos fornecedores, mas também envolve o acompanhamento contínuo, garantindo que eles mantenham o padrão de qualidade, sigam as regulamentações e se comportem de maneira responsável.

Por que se preocupar com a Gestão de Terceiros?

Trabalhar com terceiros traz benefícios, como a possibilidade de reduzir custos, acessar expertise externa ou aumentar a capacidade de produção. Porém, essa relação pode também representar alguns riscos para a empresa. Quando falamos em risco, estamos falando de uma série de problemas que podem surgir devido ao comportamento, falhas operacionais ou até mesmo pela não conformidade do fornecedor com as leis.

Se um fornecedor não segue as normas exigidas pela sua empresa ou pela legislação, isso pode colocar em risco não só o funcionamento da sua operação, mas também a sua reputação no mercado. A falta de controle sobre a maneira como os terceiros operam pode levar a problemas como vazamento de dados, não conformidade com leis trabalhistas ou questões financeiras que podem afetar a saúde do seu negócio.

Por isso, garantir que a gestão de terceiros seja feita de maneira eficaz é uma maneira de proteger a empresa e mitigar essas ameaças.

Melhores práticas para mitigar riscos na gestão de terceiros

Agora que ficou claro por que a gestão de terceiros é importante, vamos passar para as práticas que podem ajudar a reduzir os riscos e garantir que você mantenha a conformidade ao longo do tempo.

1. Defina critérios claros na escolha de fornecedores

Escolher um fornecedor não deve se resumir ao preço ou à qualidade do produto ou serviço. Antes de fechar qualquer negócio, é fundamental definir critérios objetivos para selecionar fornecedores e parceiros. Esses critérios devem levar em consideração aspectos como:

• Segurança e conformidade: O fornecedor segue as normas e regulamentações da sua indústria?
• Histórico de compliance: Ele tem algum problema jurídico ou histórico de não conformidade?
• Capacidade de cumprir prazos e padrões: O fornecedor tem uma boa reputação em termos de qualidade e pontualidade?

Esses pontos devem ser levados em consideração antes de qualquer assinatura de contrato, pois uma escolha mal-feita pode trazer grandes problemas lá na frente.

2. Faça uma análise detalhada antes de assinar qualquer contrato

Antes de formalizar qualquer relação, é importante fazer uma análise detalhada sobre o fornecedor ou parceiro, algo conhecido como due diligence. Isso inclui investigar aspectos como:

• Situação financeira: Um fornecedor com dificuldades financeiras pode afetar diretamente a sua operação.
• Conformidade com as leis: Verifique se o fornecedor já teve problemas relacionados a questões legais ou trabalhistas.
• Reputação no mercado: Procure por referências e casos de clientes anteriores para avaliar a qualidade e o compromisso do fornecedor.

Essa etapa ajuda a evitar surpresas e reduz as chances de contratar alguém que possa comprometer a operação da sua empresa.

3. Redija contratos claros e objetivos

A formalização do acordo por meio de um contrato é fundamental. No entanto, não basta um contrato genérico, que apenas estipule preços e prazos. O contrato precisa ser bem detalhado, incluindo cláusulas que protejam sua empresa e definam de forma clara os compromissos e responsabilidades de ambas as partes.

Algumas questões que devem estar bem definidas no contrato incluem:

• Obrigações e responsabilidades: Deixe claro o que se espera do fornecedor, tanto em termos de qualidade quanto de compliance.
• Termos de rescisão: Defina as condições em que o contrato pode ser encerrado, caso o fornecedor não cumpra com os requisitos.
• Garantias de conformidade: Solicite que o fornecedor comprove sua conformidade com normas e regulamentações.

Esses detalhes ajudam a evitar mal-entendidos e protegem ambas as partes.

4. Monitore os fornecedores ao longo do tempo

A gestão de terceiros não é algo que acontece apenas uma vez, no momento da contratação. Ela precisa ser contínua. Ou seja, é necessário acompanhar o desempenho dos fornecedores e parceiros ao longo do tempo, para garantir que eles estão cumprindo com o que foi acordado.

Isso pode ser feito por meio de auditorias regulares, análise de indicadores de desempenho (KPIs) e até mesmo pela avaliação da satisfação dos usuários ou clientes internos que lidam diretamente com esses fornecedores. Ferramentas de monitoramento digital podem ajudar a fazer esse acompanhamento de maneira mais eficiente, permitindo identificar rapidamente qualquer problema.

5. Treine e alinhe os fornecedores

Muitas vezes, o erro que ocorre nas relações com terceiros é causado pela falta de entendimento das expectativas da empresa. Por isso, um bom treinamento pode fazer toda a diferença. Ofereça orientações sobre as normas de segurança, regulamentos internos e expectativas de qualidade que seus fornecedores devem seguir.

Além disso, mantenha uma comunicação aberta e constante com os fornecedores, de forma que eles possam tirar dúvidas e entender as necessidades da sua empresa. Isso ajuda a minimizar falhas e evita que surjam problemas no futuro.

6. Tenha um plano de contingência pronto

Mesmo que todas as precauções sejam tomadas, sempre há a possibilidade de algum fornecedor falhar. Por isso, é importante ter um plano de contingência bem estruturado, que inclua alternativas para situações imprevistas.

Esse plano deve contemplar ações para substituir rapidamente um fornecedor que não esteja entregando o que foi prometido, sem que isso cause grandes prejuízos à empresa. Além disso, deve ter protocolos claros para resolver problemas de conformidade ou questões legais que possam surgir.

7. Mantenha uma comunicação constante e transparente

A transparência é um dos principais fatores para garantir que a relação com terceiros funcione bem. Manter canais abertos de comunicação com os fornecedores e parceiros é importante para garantir que todos estejam na mesma página. Isso inclui não só compartilhar expectativas, mas também informar rapidamente sobre qualquer mudança nas políticas ou regulamentos que possa afetá-los.

A boa comunicação ajuda a resolver problemas antes que se tornem grandes questões e fortalece o relacionamento com os fornecedores.

Conclusão

Gerenciar fornecedores e parceiros externos não é tarefa simples, mas com as práticas certas, é possível minimizar os riscos e garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade. Desde a escolha cuidadosa dos fornecedores até o monitoramento constante e a manutenção de uma comunicação clara, todas essas etapas ajudam a manter a operação da sua empresa segura e eficiente.

No final das contas, a boa gestão de terceiros não é apenas sobre evitar problemas, mas também sobre construir parcerias sólidas e confiáveis, que podem ajudar a sua empresa a crescer e prosperar, com menos surpresas e mais controle.

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