Como sua empresa gerencia a conformidade e reduz os riscos? Tomar medidas preventivas pode parecer um aborrecimento inicial, mas pode economizar custos incalculáveis para sua organização a longo prazo. Por isso, o compliance empresarial deve ser uma parte essencial de suas operações comerciais, independentemente do setor em que você atua.
As violações desse tipo de compliance podem resultar em multas, penalidades, ações judiciais, danos à reputação e muitos outros problemas. Evite que sua empresa aprenda a lição da maneira mais difícil. Comece a desenvolver um programa de compliance hoje.
Este artigo definirá o compliance empresarial, o que isso significa para sua empresa e como você pode criar um programa de compliance bem-sucedido. Vamos lá?
Leia também: O que é Compliance Jurídico e por que é importante?
O que é Compliance Empresarial?
A definição da palavra compliance é “a ação de cumprir” ou “o estado de cumprimento de regras ou padrões” e “estar em conformidade”. No mundo empresarial, é o processo de garantir que sua empresa e seus funcionários sigam todas as leis, regulamentos, padrões e práticas éticas que se aplicam à sua organização e setor. Em outras palavras, significa cumprir as leis e regulamentos.
O compliance empresarial abrange políticas e procedimentos internos, bem como leis federais e estaduais. Reforçar o compliance ajuda sua empresa a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e possíveis ações judiciais e também ajuda no combate à corrupção.
Por outro lado, o processo do programa de compliance deve ser contínuo. Muitas organizações estabelecem um programa para controlar de forma consistente e precisa suas políticas de conformidade ao longo do tempo.
Além disso, tanto a empresa quanto todas as suas pessoas envolvidas, incluindo fornecedores, precisam se comportar de acordo com as normas dos órgãos reguladores.
Qual é o objetivo de um programa de Compliance Empresarial?
O objetivo é proteger a sua empresa. É simples assim. Mas o retorno do investimento pode ser significativo, ajudando você a evitar desperdícios, fraudes, abusos, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.
Seu programa de compliance empresarial precisa ser integrado a todos os esforços de conformidade em toda a empresa, desde a gestão de regulamentações externas e políticas internas até o treinamento adequado dos colaboradores. Portanto, ao garantir que todos os departamentos estejam trabalhando juntos para manter os padrões, você pode mitigar o risco de grandes falhas e violações.
Além disso, quando os funcionários são devidamente treinados sobre os requisitos do compliance, é mais provável que reconheçam e denunciem atividades consideradas ilegais ou antiéticas.
O compliance pode impulsionar seus colaboradores para fazer bem o seu trabalho, atingir suas metas e, consequentemente, manter os clientes satisfeitos. Como resultado, sua empresa pode atingir seus objetivos e crescer mais rapidamente.
Qual a importância do Compliance Empresarial?
Várias empresas podem achar difícil atender aos seus requisitos para manter a conformidade. Mas qualquer organização deve conduzir seus negócios de acordo com as leis, regras e regulamentos necessários. O cumprimento das obrigações legais para proteger a segurança, o bem-estar e a saúde dos colaboradores é crucial para as empresas.
O descumprimento dos padrões estabelecidos pela lei e pelas regras que regem o negócio acarretará em responsabilidade legal. Por outro lado, também pode prejudicar a reputação da empresa e impactar negativamente a produtividade. A conformidade com as leis trabalhistas é fundamental para qualquer empresa moderna.
Além disso, o compliance empresarial também ajuda seus funcionários a agir com responsabilidade. Um programa eficaz ensina seus funcionários a se tratarem bem no trabalho, promover um alto nível de profissionalismo e defender os valores corporativos dentro e fora do local de trabalho.
Portanto, é importante nunca considerar a conformidade como garantida; pois pode ter um grande impacto no seu negócio internamente e externamente. Abaixo estão alguns motivos pelos quais sua empresa deve levar o compliance a sério:
Para evitar responsabilidades legais
Nenhuma empresa gostaria de entrar em grandes disputas legais e enfrentar acusações criminais devido ao descumprimento da lei. Além do fato de que as responsabilidades legais podem ser um grande dano à reputação da sua empresa, elas também podem ser uma perda financeira instantânea.
Por isso, implementar o compliance empresarial envolve não apenas aprender a legislação essencial aplicável ao seu negócio, mas também aplicá-la a todo custo. Hoje no Brasil existe a lei anticorrupção, por exemplo.
Como regra geral, construir uma imagem pública respeitável é uma maneira de promover com sucesso o seu negócio. Se sua empresa tiver problemas devido à inconformidade, o público em geral poderá duvidar de sua credibilidade. Lembre-se, a confiança e a fidelidade do seu cliente são tudo para o seu negócio.
Para aumentar a produtividade da empresa
É a maneira de sua empresa criar um ambiente de trabalho positivo com uma cultura ética e saudável. Afinal, os colaboradores querem um local de trabalho onde se sintam seguros e bem cuidados. Isso só pode ser alcançado se a empresa tiver um modelo de compliance claro.
Esse modelo pode ser um conjunto de diretrizes ou políticas que garantem a justiça e a segurança dos colaboradores e clientes.
Para construir uma reputação positiva
A imagem pública de uma empresa influencia o seu sucesso. Questões relacionadas à inconformidade e problemas legais irão manchar a imagem de uma marca, resultando em uma perda de confiança entre o público em geral. O cumprimento das leis trabalhistas e o cumprimento da responsabilidade social ajudam a manter uma imagem positiva enquanto fidelizam o consumidor.
Operações e segurança podem ser melhoradas
Seguir as normas de segurança e proteção ajuda a prevenir acidentes e lesões enquanto cria um melhor ambiente de trabalho. Além disso, incentiva os membros da organização a serem mais responsáveis e dedicados.
Boas práticas para criar um programa de Compliance Empresarial bem-sucedido
Seu programa deve ser cuidadosamente planejado e implementado, com programas de treinamento coincidentes para garantir que o pessoal seja bem versado em todas as áreas de conformidade.
Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa:
Faça avaliações de risco
O compliance empresarial é sobre gestão de riscos. Para criar um programa eficaz, é necessário que você saiba quais áreas de conformidade representam os maiores riscos para sua organização. Depois de identificar essas áreas, você pode concentrar seus recursos em abordá-las.
Os programas de compliance devem ser customizados para as necessidades e desafios enfrentados por cada empresa e ser abrangentes o suficiente para lidar com todos os riscos identificados pela organização. Uma avaliação de risco eficaz deve começar com uma imagem detalhada do cenário de conformidade em que sua empresa opera.
É importante observar que uma avaliação de risco não deve ser um evento único. Eventos como a aquisição de novas empresas, movimento para novos mercados ou setoriais, reorganização corporativa e envolvimento com novos clientes e reguladores irão apontar diferentes tipos de riscos de conformidade.
Da mesma forma, mudanças nos regulamentos e como as autoridades de fiscalização interpretam esses riscos podem criar novos riscos de conformidade. É importante implementar um processo deliberado e recorrente para atualizar periodicamente sua avaliação de risco.
Estabeleça e mantenha um código de conduta, políticas e padrões
Seu programa de compliance empresarial precisa de um código de conduta bem definido. Por quê? Porque pode ajudar a definir o propósito do seu programa e definir as expectativas de comportamento.
Um código de conduta reflete as operações diárias de uma organização, visão, missão, valores fundamentais e cultura geral da empresa. Este documento deve estar prontamente disponível para os colaboradores e colocado onde quer que seja facilmente acessível para todos. Certifique-se de que as pessoas sempre saibam onde encontrar o código de conduta e entendam sua importância.
O código de conduta funciona como base e deve explicar os seguintes pontos-chave:
- Quem é responsável pela gestão do programa;
- Como os colaboradores devem denunciar má conduta;
- Medidas disciplinares por violação do código de conduta.
Suas políticas corporativas devem se apoiar nessa base, fornecendo diretrizes para áreas específicas de conformidade. Por exemplo, eles podem abordar violações comuns de compliance empresarial como:
- Corrupção corporativa;
- Suborno;
- Práticas fiscais ilegais;
- Conflitos de interesse.
Treine adequadamente todos os colaboradores
Uma marca registrada de um programa de compliance bem projetado é o treinamento e a comunicação adequadamente adaptados. Todos na empresa, inclusive os executivos e fornecedores, precisam saber o que está em seu código de conduta.
Mas além de conhecer as regras que devem seguir, os colaboradores também precisam saber a quem podem recorrer para obter orientação se tiverem dúvidas e como podem relatar violações e preocupações.
Portanto, depois de estabelecer as políticas e procedimentos para seu programa de compliance empresarial, você precisa divulgá-los para todos os membros de sua equipe.
Todos os colaboradores e fornecedores devem ser treinados sobre leis, regulamentos, políticas corporativas e conduta proibida. Aliás, dependendo do tamanho da sua organização, você pode querer realizar treinamentos para colaboradores específicos em áreas de alto risco.
Monitore de forma contínua
Para inserir uma cultura de compliance, você precisa documentar continuamente seu programa e coletar evidências para garantir que seus controles funcionem conforme o esperado.
Além de potencialmente proteger sua empresa de ser multada no caso de um incidente, como violação de dados, ter evidências de seus processos de compliance pode lhe dar a oportunidade de encontrar seus pontos cegos.
Além disso, se você estabelecer o hábito de coletar evidências regularmente, as auditorias externas serão mais tranquilas e menos estressantes, porque você não precisará se esforçar para encontrar as evidências necessárias apenas alguns dias antes do auditor aparecer na sua empresa.
A wehandle pode te ajudar a manter o compliance na sua empresa
Criar ou revisar suas políticas de conformidade e treinamento exige muito trabalho. É um processo contínuo, exigindo monitoramento e atualizações. Mas não espere até que um incidente ocorra para agir.
Garantir um bom programa de compliance na empresa também requer análise de conformidade da cadeia de fornecedores, que consome muitos recursos se você precisar avaliar cada candidato no modelo tradicional. Quer uma forma mais otimizada de qualificar fornecedores? Conte com a Wehandle!
Além disso, nossa plataforma permite cadastrar e analisar possíveis parceiros, através de tecnologias para escanear os bancos de dados disponíveis e realizar a consulta pública automatizada.
Por fim, agora que você já sabe tudo sobre compliance empresarial, veja também o nosso conteúdo sobre Gestão de risco e Compliance: qual a relação entre eles?