Como é a relação da sua empresa com os seus fornecedores? Como você cuida dessas parcerias comerciais? Lidar com prestadores de serviços é sempre um desafio, se você ainda não consegue responder com propriedade a essas perguntas, não tem problema.
Neste artigo, vamos te ensinar 6 técnicas de gestão de fornecedores. Desde o processo de seleção até o monitoramento contínuo do desempenho e o gerenciamento de contratos, essas técnicas proporcionam às empresas maior controle sobre suas operações e a manutenção de uma vantagem competitiva no mercado. Boa leitura!
1. Planeje o relacionamento com o fornecedor
Uma das principais técnicas de gestão de fornecedores é o planejamento estratégico, que vai muito além de simplesmente selecionar e contratar seus parceiros comerciais. Quando se trata de categorias de fornecedores que você deseja manter a longo prazo, é fundamental planejar o relacionamento desde o início, ainda na fase de seleção.
Esse planejamento não deve incluir apenas aspectos operacionais, mas também o desenvolvimento de uma relação sólida e estratégica com os fornecedores-chave, estabelecendo assim as bases para uma colaboração produtiva e de longo prazo. A ideia é que o relacionamento não seja algo reativo, mas sim proativo, pensado e cultivado desde o primeiro contato.
Nesse momento inicial, é importante adotar uma postura que deixe claro o seu compromisso com uma abordagem de gerenciamento que beneficie ambas as partes. Caso contrário, a percepção inicial que o fornecedor tem da sua empresa pode ser negativa e, se ele sentir que a relação será baseada em controle excessivo ou falta de colaboração, poderá resultar em dificuldades futuras e, até mesmo, inviabilização da parceria.
2. Faça uma seleção cuidadosa
O processo de seleção de fornecedores é uma das técnicas de gestão de fornecedores que deve ser trabalhada cuidadosamente, a fim de garantir que os parceiros sejam escolhidos pelas motivações certas. Sem uma estratégia clara desde o início, a seleção pode se tornar um desafio, comprometendo o sucesso a longo prazo da parceria.
Para isso, é necessário que sua equipe tenha à disposição os recursos adequados e as habilidades necessárias para analisar as exigências do projeto. A partir disso, será possível estabelecer critérios de seleção objetivos, realizar pesquisas detalhadas sobre produtos e fornecedores potenciais, liderar o processo de escolha e, finalmente, elaborar um contrato de parceria.
Além disso, a negociação precisa ser conduzida de forma eficaz, envolvendo não apenas os fornecedores, mas também, quando necessário, suas equipes jurídicas. Isso porque a ideia é garantir que nenhum dos seus objetivos estratégicos seja comprometido durante o acordo.
Uma seleção mal planejada é a porta de entrada para problemas, como violações de normas de compras, especialmente em setores regulados, como o setor público. Portanto, cada etapa deve ser cuidadosamente executada, com revisões contínuas do progresso e do alinhamento dos fornecedores com os objetivos e necessidades da empresa.
A pressão por finalizar o processo de seleção rapidamente, apenas para cumprir prazos apertados, pode levar a decisões equivocadas. Além disso, em casos em que a seleção é feita por meio de propostas formais, definir prazos irrealistas pode afastar fornecedores qualificados, que precisam de tempo suficiente para avaliar seus requisitos e propor soluções.
3. Avalie fornecedores em potencial
Após as técnicas de gestão de fornecedores que focam no planejamento e seleção, deve-se seguir com a avaliação de parceiros comerciais em potencial. Aqui é importante definir quais os critérios serão utilizados para tal atividade. Ao menos quatro deles devem estar presentes nesse processo, começando pelo preço.
O preço tem impacto direto nos seus custos de produção. Dessa maneira, quanto menor, melhor. No entanto, é importante destacar que esse preço não deve comprometer a qualidade do que está sendo entregue. Ou seja, nem sempre o mais barato vai ser o melhor, é preciso cuidado.
O prazo de entrega também precisa ser condizente para atender à sua necessidade de produção e aos prazos praticados junto aos seus clientes. Além disso, ambos têm influência direta nos resultados do negócio, pois fazem parte de seus ciclos econômico, operacional e financeiro.
Os outros dois pontos são a qualidade e credibilidade da empresa. A qualidade deve atender aos pré-requisitos da empresa, caso contrário pode se tornar fonte de desperdício e dor de cabeça. Já a credibilidade significa avaliar o comprometimento da empresa e a reputação dela no mercado.
Em resumo, um processo de avaliação em múltiplas etapas pode ser particularmente útil para garantir uma análise mais detalhada e precisa dos fornecedores. Embora esse método possa demandar mais tempo, ele aumenta as chances de selecionar parceiros mais adequados e estratégicos.
Esse filtro ajuda a eliminar rapidamente fornecedores que não atendem às suas necessidades essenciais, permitindo que você avance para uma avaliação mais aprofundada com parceiros que de fato agregam valor ao negócio.
4. Mantenha-se flexível
A manutenção de uma boa relação com os fornecedores passa pela flexibilidade da empresa. Mas o que isso significa exatamente? Alguns fornecedores podem buscar exclusividade ou impor restrições para que você não trabalhe com seus concorrentes, o que acaba limitando as suas opções de gestão e deve ser evitado, por mais atrativas que sejam suas ofertas.
Embora muitos deles possam se mostrar competentes e colaborativos durante as etapas iniciais de seleção, a qualidade dos serviços ou produtos pode deteriorar após atingirem suas metas de lucro, especialmente em contratos de longo prazo.
Uma maneira eficaz de mitigar esse risco é optar por contratos de curto prazo com cláusulas de renovação, em vez de comprometer-se com acordos de longo prazo. Isso proporciona maior flexibilidade, permitindo que você substitua o fornecedor com mais facilidade ou ajuste a gestão do relacionamento conforme necessário.
Além disso, a abertura para negociar alterações no contrato solicitadas pelos fornecedores pode ser uma estratégia vantajosa, desde que os benefícios sejam superiores às possíveis desvantagens. Demonstrar flexibilidade e boa vontade para compreender as necessidades e preocupações do fornecedor ajuda a fortalecer o relacionamento e contribuir para uma gestão mais equilibrada e sustentável a longo prazo.
5. Monitore continuamente o fornecedor
O monitoramento é umas das principais técnicas de gestão de fornecedores, visando um compromisso com a integridade ao longo do tempo. Além de garantir o cumprimento das condições contratuais, o monitoramento ajuda na identificação rápida de mudanças nas circunstâncias dos fornecedores e que tenham qualquer impacto nas operações da contratante.
A agilidade nesse acompanhamento é fundamental para uma resposta proativa a potenciais riscos. Para isso, é importante que o monitoramento inclua a verificação de requisitos a serem atendidos, por exemplo, tempo de entrega da solução, qualidade e disponibilidade.
Além disso, é essencial que sua estratégia de gestão de fornecedores inclua um monitoramento constante do cumprimento dos termos e condições estabelecidos no contrato.
Uma forma recomendada de conduzir esse monitoramento é a utilização de “balanced scorecards”, que permitem uma visão mais ampla e detalhada do desempenho do parceiro comercial.
Esses painéis vão além das métricas tangíveis, como o cumprimento de níveis de serviço, e incluem também a avaliação de fatores mais subjetivos, como a disposição em cooperar e resolver problemas de forma proativa.
Ao adotar uma abordagem de avaliação equilibrada, você consegue obter uma visão mais precisa e holística do desempenho dos fornecedores, o que facilita a construção de relacionamentos mais sólidos e colaborativos.
6. Tenha uma boa comunicação
Quando se trata de técnicas de gestão de fornecedores, a comunicação entre as partes é a chave do sucesso. Não considere que o seu fornecedor saiba tudo sobre a sua empresa. Diante disso, é importante manter uma comunicação cuidadosamente projetada, a fim de evitar mal entendidos, mas também permitir a solução proativa de problemas.
Vale a pena destacar que cada fornecedor funciona de uma maneira. Por isso, para alguns o e-mail pode ser mais simples, enquanto para outros um canal intranet é o mais eficiente ou até mesmo uma ligação. O importante é que todas as mensagens possam ser recebidas e compreendidas de forma integral.
Em resumo, as 6 técnicas de gestão de fornecedores apresentadas vão impactar a maneira como você lida com os seus parceiros comerciais. Além de ajudá-lo a fazer a gestão com mais eficácia, vai trazer mais confiança nas escolhas.
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